Комитет по культуре Санкт‑Петербурга

Политика в отношении обработки персональных данных в Комитете по культуре Санкт‑Петербурга

1. Общие положения

1.1. Политика в отношении обработки персональных данных в Комитете по культуре Санкт‑Петербурга (далее – Политика) разработана в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных», постановлением Правительства Российской Федерации от 21.03.2012 № 211 «Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами» и определяет политику в отношении обработки персональных данных в Комитете по культуре Санкт‑Петербурга (далее – Комитет), а также правила обработки персональных данных, устанавливающие процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, содержание обрабатываемых персональных данных для каждой цели обработки персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.

1.2. Цели Политики

1.2.1. Политика разработана в целях обеспечения реализации требований законодательства Российской Федерации в области обработки персональных данных, направленного на обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, в частности в целях защиты от несанкционированного доступа и неправомерного распространения персональных данных, обрабатываемых в информационных системах Комитета.

1.3. Область действия

1.3.1. Положения Политики распространяются на все отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой Комитетом:

с использованием средств автоматизации, в том числе в информационно-телекоммуникационных сетях, или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации, то есть позволяет осуществлять в соответствии с заданным алгоритмом поиск персональных данных, зафиксированных на материальном носителе и содержащихся в картотеках или иных систематизированных собраниях персональных данных, и (или) доступ к таким персональным данным;

без использования средств автоматизации.

1.3.2. Политикой должны руководствоваться все государственные гражданские служащие Санкт‑Петербурга, замещающие должности государственной гражданской службы Санкт‑Петербурга в Комитете (далее – гражданские служащие), и работники, замещающие должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Санкт‑Петербурга в Комитете (далее – работники), осуществляющие обработку персональных данных или имеющие к ним доступ.

2. Цели обработки персональных данных

2.1. Обработка персональных данных осуществляется Комитетом в целях:

осуществления деятельности, предусмотренной Положением о Комитете по культуре Санкт‑Петербурга, утвержденным постановлением Правительства Санкт‑Петербурга от 25.05.2004 № 806 (далее – Положение), действующим законодательством Российской Федерации и Санкт‑Петербурга;

заключения, исполнения и прекращения гражданско-правовых договоров с физическими, юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями и иными лицами в случаях, предусмотренных действующим законодательством и Положением;

организации кадрового учета, обеспечения соблюдения законов и иных нормативно-правовых актов, исполнения требований налогового законодательства в связи с исчислением и уплатой налога на доходы физических лиц, а также единого социального налога, пенсионного законодательства при формировании и представлении персонифицированных данных о каждом получателе доходов, учитываемых при начислении страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и обеспечение;

работой с обращениями граждан в соответствии с Регламентом Комитета по культуре Санкт‑Петербурга, утвержденным приказом Комитета от 20.01.2005 № 8.

3. Правовые основания обработки персональных данных

3.1. Основанием обработки персональных данных в Комитете являются:

Конституция Российской Федерации;

Гражданский кодекс Российской Федерации;

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;

Налоговый кодекс Российской Федерации;

Трудовой кодекс Российской Федерации;

Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации;

Уголовный кодекс Российской Федерации;

Федеральный закон «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»;

Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования»;

Федеральный закон «О воинской обязанности и военной службе»;

Федеральный закон «Об основах обязательного социального страхования»;

Федеральный закон «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»;

Федеральный закон «О системе государственной службы Российской Федерации»;

Федеральный закон «О персональных данных»;

Федеральный закон «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;

Федеральный закон «О бухгалтерском учете».

4. Категории субъектов персональных данных

4.1. Комитет обрабатывает персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных:

персональные данные гражданского служащего (работника) – информация, необходимая в связи с государственно-служебными (трудовыми) отношениями и касающаяся конкретного государственного служащего (работника);

персональные данные руководителей подведомственных учреждений, необходимые для отражения в отчетных документах о деятельности Комитета в соответствии с требованиями федеральных законов, нормативных документов Правительства Санкт‑Петербурга и иных нормативных правовых актов, а также при предоставлении ими сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

персональные данные руководителя или работника юридического лица, являющегося контрагентом Комитета, необходимые для выполнения своих обязательств в рамках договорных отношений с контрагентом и для выполнения требований законодательства Российской Федерации;

граждан, обращающихся в Комитет в соответствии с Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации»;

граждан, обращающихся за предоставлением государственных услуг.

5. Порядок и условия обработки персональных данных

5.1. Принципы обработки персональных данных

Обработка персональных данных осуществляется Комитетом в соответствии со следующими принципами:

обработка персональных данных осуществляется на законной основе;

обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей; не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;

не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;

обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;

содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям обработки; обрабатываемые персональные данные не избыточны по отношению к заявленным целям их обработки;

при обработке персональных данных обеспечиваются точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных; Комитет принимает необходимые меры (либо обеспечивает их принятие) по удалению или уточнению неполных или неточных данных.

5.2. Условия обработки персональных данных

5.2.1. Обработка персональных данных осуществляется Комитетом с соблюдением следующих условий:

обработка персональных данных осуществляется только должностными лицами Комитета, непосредственно использующими их в служебных целях;

обработка персональных данных субъектов персональных данных осуществляется Комитетом в следующих случаях:

обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных (приложение 9 к приказу, утвердившему Политику);

обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или Федеральным законом «О персональных данных», для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Комитет задач и полномочий;

обработка персональных данных необходима для осуществления правосудия, исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;

обработка персональных данных необходима для предоставления государственной услуги в соответствии с Федеральным законом «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», для обеспечения предоставления такой услуги, для регистрации субъекта персональных данных на едином портале государственных и муниципальных услуг;

обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;

обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;

обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов Комитета или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;

обработка персональных данных необходима для осуществления профессиональной деятельности журналиста и (или) законной деятельности средства массовой информации либо научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных;

обработка персональных данных осуществляется в статистических или иных исследовательских целях при условии обязательного обезличивания персональных данных;

осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе (персональные данные, ставшие общедоступными по инициативе субъекта персональных данных);

осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с действующим законодательством;

при принятии решений, затрагивающих интересы субъекта персональных данных, Комитет не имеет права основываться на персональные данные, полученные исключительно в результате их автоматизированной обработки или в электронном виде по техническим каналам связи.

5.2.4. Поручение обработки персональных данных

5.2.4.1. Комитет вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации, на основании заключаемого с этим лицом договора, в том числе государственного контракта, либо путем принятия государственным органом соответствующего акта (далее – поручение).

5.2.4.2. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Комитета, соблюдает принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Политикой, соблюдает конфиденциальность персональных данных, принимает необходимые меры, направленные на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных». При этом определяются: перечень персональных данных; перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных; способы и цели их обработки; обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных, требования, предусмотренные частью 5 статьями 18 и 18.1 Федерального закона «О персональных данных»; обязанность по запросу Комитета предоставлять документы и иную информацию, подтверждающие принятие мер и соблюдение в целях исполнения поручения Комитета требований, установленных в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона «О персональных данных»; обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также соблюдать требования к защите обрабатываемых персональных данных, в том числе требование об уведомлении Комитета о случаях, предусмотренных частью 3.1 статьи 21 Федерального закона «О персональных данных».

5.2.4.3. При поручении обработки персональных данных другому лицу ответственность перед субъектом персональных данных за действия указанного лица несет Комитет. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Комитета, несет ответственность перед Комитетом.

5.2.5. Передача персональных данных

5.2.5.1. При передаче персональных данных субъекта Комитет должен соблюдать следующие требования:

не сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согласия субъекта, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта, а также в случаях, установленных законодательством Российской Федерации;

обеспечивать конфиденциальность персональных данных; разрешать доступ к персональным данным субъектов только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретной функции.

5.2.5.2. Персональные данные субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

5.3. Конфиденциальность персональных данных

5.3.1. Гражданские служащие и работники, получившие доступ к персональным данным, не раскрывают третьим лицам и не распространяют персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законом.

5.4. Согласие субъекта персональных данных

5.4.1. При необходимости обеспечения условий обработки персональных данных субъекта предоставляется согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных».

5.4.2. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным. Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено законодательством Российской Федерации. В случае получения согласия на обработку персональных данных от представителя субъекта персональных данных полномочия данного представителя на дачу согласия от имени субъекта персональных данных проверяются Комитетом.

5.4.3. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных Комитет вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при выполнении условий обработки персональных данных, указанных в статье 6 Федерального закона «О персональных данных».

5.4.4. Обязанность предоставить доказательство получения согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных или доказательство выполнения условий обработки персональных данных, указанных в статье 6 Федерального закона «О персональных данных», возлагается на Комитет.

5.4.5. В случаях, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных», обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных. Равнозначным содержащему собственноручную подпись субъекта персональных данных согласию в письменной форме на бумажном носителе признается согласие в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных должно включать в себя, в частности:

фамилию, имя, отчество, адрес (регистрации, фактического проживания) субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, код подразделения, выдавшего документ, удостоверяющий личность;

фамилию, имя, отчество, адрес (регистрации, фактического проживания) представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);

наименование и адрес Комитета;

цель обработки персональных данных;

перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Комитета, если обработка будет поручена такому лицу;

перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие;

срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва;

подпись субъекта персональных данных.

5.4.6. В случае недееспособности субъекта персональных данных согласие на обработку его персональных данных дает законный представитель субъекта персональных данных.

5.4.7. Персональные данные могут быть получены Комитетом от лица, не являющегося субъектом персональных данных, при условии предоставления Комитету подтверждения наличия условий обработки информации, указанных в статье 6 Федерального закона «О персональных данных».

5.5.  Трансграничная передача персональных данных

5.5.1. Трансграничная передача персональных данных Комитетом   не осуществляется.

5.6. Особенности обработки персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения

5.6.1. Обработка персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, осуществляется на основании соответствующего согласия субъекта персональных данных.

5.6.2. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

5.6.3. Согласие содержит перечень персональных данных по каждой категории персональных данных, указанной в согласии на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.

5.6.4. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, предоставляется непосредственно Комитету.

5.6.5. Молчание или бездействие субъекта персональных данных не считается согласием на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.

5.6.6. В согласии на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, субъект персональных данных вправе установить запреты на передачу (кроме предоставления доступа) этих персональных данных Комитету неограниченному кругу лиц, а также запреты на обработку или условия обработки (кроме получения доступа) этих персональных данных неограниченным кругом лиц. Отказ Комитета в установлении субъектом персональных данных запретов и условий, предусмотренных статьей 10.1 Федерального закона «О персональных данных», не допускается.

5.6.7. Установленные субъектом персональных данных запреты на передачу (кроме предоставления доступа), а также на обработку или условия обработки (кроме получения доступа) персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, не распространяются на случаи обработки персональных данных в государственных, общественных и иных публичных интересах, определенных законодательством Российской Федерации.

5.6.8. Передача (распространение, предоставление, доступ) персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, должна быть прекращена в любое время по требованию субъекта персональных данных. Данное требование должно включать в себя фамилию, имя, отчество (при наличии), контактную информацию (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес) субъекта персональных данных, а также перечень персональных данных, обработка которых подлежит прекращению. Указанные в данном требовании персональные данные могут обрабатываться только Комитетом.

5.6.9. Действие согласия субъекта персональных данных на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, прекращается с момента поступления в Комитет соответствующего требования.

5.6.10. Требования, указанные в п.п. 5.6.1 Политики, не применяются в случае обработки персональных данных в целях выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Комитет функций, полномочий и обязанностей.

5.7. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации

5.7.1. Обработка персональных данных, содержащихся в информационной системе персональных данных либо извлеченных из такой системы, считается осуществленной без использования средств автоматизации (неавтоматизированной), если такие действия с персональными данными, как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных, осуществляются при непосредственном участии человека.

5.7.2.   Особенности организации обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации

5.7.2.1. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, обособляются от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных (далее – материальные носители), в специальных разделах или на полях форм (бланков).

5.7.2.2. При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных используется отдельный материальный носитель.

5.7.2.3. Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации, проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется Комитетом без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки.

5.7.2.4. При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее – типовая форма), соблюдаются следующие условия:

а) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) содержат сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых Комитетом способов обработки персональных данных;

б) типовая форма предусматривает поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, – при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;

в) типовая форма составляется таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

г) типовая форма исключает объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

5.7.2.5. При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, принимаются меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:

а) при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных;

б) при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.

5.7.2.6. Уничтожение части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание). Указанные правила применяются также в случае, если необходимо обеспечить раздельную обработку зафиксированных на одном материальном носителе персональных данных и информации, не являющейся персональными данными.

5.7.2.7. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, – путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

5.7.3. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации

5.7.3.1. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, осуществляется таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.

5.7.3.2. Обеспечивается раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.

6. Обеспечение безопасности персональных данных

6.1. Комитет предпринимает необходимые организационные и технические меры для обеспечения безопасности персональных данных от случайного или несанкционированного доступа, уничтожения, изменения, блокирования доступа и других несанкционированных действий.

6.2. В целях координации действий по обеспечению безопасности персональных данных в Комитете назначено ответственное лицо за обеспечение безопасности персональных данных.

6.3. Ответственность должностных лиц Комитета, имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и внутренними документами Комитета.

7. Ключевые результаты

7.1. При достижении целей Политики ожидаются следующие результаты:

обеспечение защиты прав и свобод субъектов персональных данных при обработке их персональных данных Комитетом;

повышение общего уровня информационной безопасности Комитета;

минимизация правовых рисков Комитета.