В заседании Совета приняли участие руководители Федерального архивного агентства, органов управления в сфере архивного дела Северо-Запада, более 100 специалистов государственных и муниципальных архивов России и ближнего зарубежья.
Пленарное заседание Совета прошло 14 мая в Световом зале Смольного. С приветственным словом к архивистам обратился вице-губернатор Санкт‑Петербурга В.Н. Кичеджи, выразивший свое отношение к деятельности архивных учреждений Санкт‑Петербурга и той роли в современном информационном пространстве, которую они призваны играть. Заместитель руководителя Росархива О.В. Наумов в своем обращении к архивистам региона главными задачами на ближайшее время назвал поддержку государственной программы по распространению исторического знания среди населения и разработку правил работы с электронным документооборотом.
В первый день работы Совета состоялся семинар по теме: Создание и использование научно-справочного аппарата к документам государственных и муниципальных архивов на современном этапе. Пути и способы повышения его информативности и результативности использования. С вступительным докладом выступила В.Г. Ларина, заведующая сектором организации НСА и учета архивных документов отдела архивоведения ВНИИДАД, которая перечислила теоретические принципы создания НСА и представила архивистам несколько новых методических разработок ВНИИДАД в данной сфере. Анализ состояния поисковых средств к документам архивов Санкт‑Петербурга как традиционных, так и электронных, проблемы и перспективы развития современного НСА архивов был изложен в докладе И.О. Гарькуши, сотрудника Архивного комитета Санкт‑Петербурга. Информация о различных подходах в решении задач развития НСА прозвучала в сообщениях сотрудников архивов Республики Карелия, Архангельской, Ленинградской, Новгородской, Мурманской, Псковской областей, Ставропольского края.
В этот же день состоялась встреча председателя Архивного комитета Санкт‑Петербурга С.В. Штуковой с руководителями негосударственных организаций, оказывающих услуги в сфере архивного дела, в которой приняли участие представители промышленных предприятий, коммерческих организаций, органов муниципальной власти города.
Второй день, 15 мая, работники архивной отрасли провели в Гатчине, где в одном из залов замечательного музея, был организовано заседание НМС, посвященное обмену опытом работы по обеспечению доступа граждан к информационным ресурсам архивов путем совершенствования работы читальных залов, организации выставок, размещению элементов системы НСА и оцифрованных копий документов на официальных сайтах архивных учреждений в сети Интернет. Самым запоминающимся было сообщение В.И. Егоровой о выставках в Государственном архиве Калининградской области.
Впервые в заседании НМС приняли участие представители соседних государств: с докладами выступили руководители архивных учреждений Республики Киргизия и директор Департамента архивного дела и делопроизводства Одесского городского совета. Они рассказали архивистам России об особенностях организации архивного дела каждой из стран, а также поделились своим опытом в деле создания и усовершенствования НСА.
Членами НМС были согласованы изменения, произошедшие в его составе, в том числе был избран новый секретарь Совета – И. О. Гарькуша, и.о. начальника отдела обеспечения сохранности, использования архивных документов и методической работы Архивного комитета Санкт‑Петербурга, М.В. Мишенкова, 15 лет проработавшая в статусе секретаря, стала заместителем председателя НМС.
Для справки: Научно-методический совет архивных учреждений Северо-Западного федерального округа (НМС) – постоянно действующий совещательный орган архивных учреждений субъектов Российской Федерации, находящихся в пределах Северо-Западного федерального округа, создан в целях совершенствования основных направлений архивного дела, в том числе в области архивоведения, документоведения, археографии, обобщения и распространения передового опыта, использования его для улучшения практической деятельности архивных учреждений.