Доклад С.А.Соколова на расширенном заседании Коллегии Архивного комитета Санкт‑Петербурга по вопросу: «Об основных итогах деятельности Архивного комитета Санкт‑Петербурга и подведомственных ему учреждений в 2018 году и перспективах развития отрасли» 27 февраля 2019 года

27 февраля 2019 года

Уважаемые коллеги! Уважаемые гости!

Мне доставляет удовольствие приветствовать вас всех на расширенном заседании Коллегии Архивного комитета Санкт‑Петербурга. Нам особенно приятно, что сегодня в этом зале собрались все те, кому не безразлична судьба документального наследия города, кто неравнодушен к работе архивных учреждений города, и кто захотел стать соучастником подведения итогов нашей деятельности и обсуждения нерешенных задач, стоящих перед архивным сообществом города.

Прошедший 2018 год для архивной службы России стал юбилейным
и поэтому был насыщен большим количеством мероприятий, за время  проведения которых нам удалось обозначить свои достижения, наметить пути развития отрасли в ближайшей перспективе, отметить труд лучших в нашей профессии.

Сегодня я остановлюсь на наиболее важных аспектах развития архивной отрасли Санкт‑Петербурга.

На 1 января 2019 года государственные архивные учреждения города обеспечивают сохранность свыше одиннадцати с половиной миллионов единиц хранения, в том числе семьсот сорока тысяч единиц хранения аудиовизуальной документации. Из общего количества хранящихся документов триста девяносто три тысячи дел отнесены к категории особо ценных документов.

Традиционно в истекший период в центре внимания комплектующихся архивных учреждений находилась работа по формированию Архивного фонда Санкт‑Петербурга и приему документов на государственное хранение. Результат этой огромной работы во многом зависит от четко отлаженного взаимодействия с органами государственной и муниципальной власти, организациями – источниками комплектования.

За последнее время достигнуты определенные позитивные изменения в  работе организаций – источников комплектования по упорядочению своих документов и их подготовке на государственное хранение. Нам удалось оптимизировать списки организаций – источников комплектования, продолжить заключение соглашений об отношениях и сотрудничестве, сроках и условиях хранения архивных документов с организациями федерального подчинения. И что немаловажно, нам удалось сохранить темпы приема документов на государственное хранение из организаций – источников комплектования.

Важным мероприятием 2018 года стало проведение  очередной паспортизации организаций – источников комплектования государственных архивов. Следует отметить, что основные задачи, поставленные перед государственными архивными учреждениями решениями Коллегии Комитета при подготовке и проведении паспортизации в 2016-2018 годах,  выполнены. Главное, что в ходе паспортизации мы добились положительной динамики в работе по ликвидации задолженности по упорядочению архивных документов и передаче на государственное хранение документов, хранящихся в организациях сверх установленных сроков.

В 2018 году на государственное хранение принято  сто сорок восемь тысяч двести единиц хранения, план по приему документов нашими учреждениями выполнен  на 132%. Основной объем среди принятых документов составляет управленческая документация и документы по личному составу. В числе принятых документов, особенно значимыми стали документы акционерных обществ «Балтийский завод», «Ленинец-холдинг», «Концерн «Морское подводное оружие-Гидроприбор», государственного образовательного учреждения «Санкт‑Петербургский городской Дворец творчества юных», «Производственно-технологического центра «Спецтранс», региональных подразделений общественных организаций: Союза архитекторов, Союза концертных деятелей, Союза музеев, Союза композиторов, а также документы из личных фондов: Тамары Николаевны Москвиной, Георгия Антоновича Штиля, Веры Николаевны Вельяминовой, Аллы Яковлевны Шелест, Владислава Александровича Успенского и др.

В 2018 году мы продолжали принимать на государственное хранение в хранилище № 8 Центрального государственного архива на Варфоломеевской улице, 15, из районных жилищных агентств важную домовые книги или, как их называют регистрационные книги учета граждан, содержащие важную социально-правовую информацию за 1933-1975 годы. Завершить работу по приему домовых книг из районов мы планируем до конца текущего года. Ввиду того, что информация, содержащаяся в домовых книгах, уже востребована гражданами, для возможности изучения их в Центральном государственном архиве на Варфоломеевской улице был открыт второй читальный зал на 10 посадочных мест.

Очередная задача, которая стоит перед нами по завершению приема на государственное хранение всего объема домовых книг, состоит в том, чтобы приступить к сканированию этих архивных документов с целью создания фонда пользования. В процессе этой работы придется параллельно частично заниматься реставрацией пришедших в ветхое состояние домовых книг.

Как и в предыдущие годы, в отчетный период значительное внимание уделялось обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидированных и фактически прекративших свою деятельность организаций. Совместными усилиями архива документов по личному составу и Лаборатории обеспечения сохранности документов проведена научно-техническая обработка и осуществлен прием бесхозных документов ликвидированных ПМК-7 Строительного треста 16, предприятий объединения «Росторгодежда», управления «Спецтранс», производственного объединения «Парус», акционерных обществ «Трубный завод «Трубосталь», «Карготранс» и других организаций.

За каждым таким случаем нахождения бесхных документов – безответственное отношение хозяйственных руководителей к судьбе своих бывших работников, которым при выходе на пенсию в обязательном порядке понадобится информация о подтверждении стажа работы или о фактической заработной плате, содержащейся в указанных документах.

Обеспечение сохранности архивных документов остается важнейшей задачей архивных учреждений. Поэтому в центре внимания архивных учреждений постоянно находятся вопросы рационального размещения фондов в архивохранилищах. В 2018 году в целом произошло небольшое увеличение протяженности полок в архивохранилищах на двести шестьдесят семь погонных метров за счет замены деревянных стеллажей на металлические в историческом архиве и установки дополнительных полок в архиве кинофотофонодокументов. Таким образом, на 1 января 2019 года  общая протяженность стеллажных полок в наших архивных учреждениях составляет сто семьдесят девять тысяч шестьсот погонных метров, 9% из которых составляют деревянные стеллажи в историческом архиве и архиве литературы и искусства.

Архивами выполнены запланированные мероприятия по обеспыливанию архивных полок и первичных средств хранения (стеллажей, папок, коробок с архивными документами) как силами сторонних организаций, так и собственными силами.

Лабораторией обеспечения сохранности документов проводилась полистная дезинфекция всех выявленных в процессе подготовки к реставрации биозаражённых документов наших архивов, всего обработано более двенадцати тысяч листов.

Камерной дезинфекции в Лаборатории микрофотокопирования и реставрации документов Российского государственного исторического архива  подверглись двадцать девять  единиц хранения из архива литературы и искусства и полторы тысячи единиц хранения из исторического архива, а также двести шестьдесят семь единиц хранения этого же архива обработаны полистно. 

С привлечением сторонних организаций обеспечена дезинфекция восьми ста семидесяти пяти единиц хранения Центрального государственного архива и архива документов по личному составу.

Лабораторией обеспечения сохранности аудиовизуальных документов архива кинофотофонодокументов была проведена консервационно-профилактическая обработка одиннадцати тысяч шестисот единиц хранения негативов фотодокументов на стекле и пленке, в том числе вновь принятых на хранение, и профилактическая обработка восьми ста единиц хранения грампластинок.

            Улучшению физического состояния подверглось двадцать
с половиной тысяч единиц хранения, больше половины которых составляют аудиовизуальные документы. В целом показатель по улучшению физического состояния документов выполнен на 126%. Однако, согласно данным учета физического состояния дел, общий объем единиц хранения, нуждающихся в реставрации у нас  увеличился на пять тысяч единиц хранения и составил четыреста девяносто одну тысячу  четыреста единиц хранения, из которых 87% составляют документы дореволюционного периода и фотодокументы. Это наглядно видно из представленной таблицы.

           Вывод один – нам необходимо наращивать объемы реставрационных работ с выделением дополнительного финансирования и привлечением к выполнению этих работ новых подрядных организаций, имеющих опыт их выполнения. Но было бы неверно не использовать в полной мере собственные ресурсы. Поэтому Комитетом были предприняты конкретные шаги, направленные на совершенствование работы Лаборатории обеспечения сохранности документов. Учреждение нуждается в серьезной реорганизации и перестройке своей деятельности для выполнения реальных задач архивных учреждений, в привлечении на работу  новых специалистов и повышении квалификации действующих работников с целью изучения и внедрения в практику современных технологий реставрационных работ.

Одним из составляющих обеспечения сохранности является страховое копирование документов. У нас этим занимаются та же Лаборатория обеспечения сохранности документов и Лаборатория сохранности аудиовизуальных документов архива кинофотофонодокументов.

Количество единиц хранения, скопированных для страхового фонда, на 1 января 2019 года составило триста сорок одну тысячу четыреста, из них пятьдесят девять тысяч семьсот фотодокументов. Фонд пользования изготовлен на триста сорок четыре тысячи единиц хранения (86% от количества особо ценных дел, требующих страхового копирования).

В каждом из архивных учреждений, занятых этим процессом, имеется отставание в создании страхового фонда.

На 1 января 2019 года общее отставание по созданию страхового фонда составляет пятьдесят три тысячи триста единиц хранения, из них большую часть – пятьдесят с половиной тысяч составляют документы на бумажной основе.

В 2018 году Комитетом сделана попытка изменить порядок работы по созданию страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов и фонда пользования. На одном из заседаний Коллегии Комитета принято решение о нецелесообразности дальнейшего изготовления двух экземпляров фонда пользования на позитивной микропленке и с 2019 года изготавливать только один рабочий экземпляр для выдачи в читальные залы.

Это решение позволит нам обеспечить резерв рабочего времени, за счет которого в плане на 2019 год создание страхового фонда увеличено на четыре тысячи кадров, а также запланирована проверка технического состояния уже имеющегося страхового фонда на пятьдесят восемь тысяч сто девяносто кадров.

Сравнительный анализ показывает, что за последнее время наблюдается уменьшение выдачи в читальные залы подлинников и фонда пользования на микропленке, но значительно увеличилась выдача электронного фонда пользования.

Всего за 2018 год было оцифровано тридцать пять тысяч девятьсот единиц хранения, создано девятьсот шестнадцать тысяч восемьсот образов, в том числе в процессе сканирования микрофотопленки свыше двух тысяч единиц хранения или сто тысяч семьсот образов.

Среди этих документов списки налогоплательщиков Ленинграда, документы Бестужевских высших женских курсов, Петроградского института инженеров путей сообщения, исповедные книги православных церквей Санкт‑Петербурга, Управления по контролю за вывозом за границу художественных ценностей, Гатчинского и Павловского дворцов-музеев, музея-памятника «Исаакиевский собор», разделы каталога архива кинофотофонодокументов «Архитектура» после 1917 года
и «Географический» до 1917 года и многое другое.

На 1 января 2019 года в государственную информационную систему «Архивы Санкт‑Петербурга» загружен фонд пользования на шестьдесят пять тысяч двести единиц хранения на бумажной основе и свыше двухсот тысяч единиц хранения аудиовизуальных документов, последние составляют 37% от общего количества хранящихся в архиве кинофотофонодокументов аудиовизуальных документов.

Комплекс основных видов работ по созданию и развитию научно-справочного аппарата выполнялся в соответствии с разработанной Программой комплексного развития системы НСА государственных архивов Санкт‑Петербурга на 2016-2018 годы.

Основными направлениями совершенствования научно-справочного аппарата продолжают оставаться описание архивных документов для комплектующихся архивных учреждений и усовершенствование ранее составленных описей для исторического архива.

Всего в 2018 году было описано шестнадцать тысяч восемьсот единиц хранения. Среди них документы Ленинградского института историко-политических исследований, коллекция документов общественно-политических партий и движений, в их числе:
Санкт‑Петербургское региональное отделение общественно-политического блока «Выбор России», региональные отделения политических партий «Яблоко» и «Патриоты России», а также находящиеся в россыпи документы фонда Штаба частей особого назначения Петроградско-Ленинградского военного округа.

В научный оборот введены документы двадцати пяти фондов личного происхождения, находящихся на хранении в архиве историко-политических документов и архиве литературы и искусства, в том числе писателя Даниила Гранина дирижеров Юрия Темирканова  и Арвида Янсонса, народного артиста РСФСР Александра Демьяненко, художника-архитектора Сергея Светлицкого и многих других.

В соответствии с планом продолжается описание документов акционерного общества «Ленпроектреставрация», поступивших на хранение в архив научно-технической документации в неупорядоченном виде. В 2018 году в этом же архиве разработана схема систематизации проектной документации фонда акционерного общества «НИИ «Спецпроектреставрация» и начата работа по подготовке к описанию данного фонда.

Вместе с тем, работа по описанию документов в целом, несмотря на хорошее выполнение плана, нас не может удовлетворять. Еще большое количество неописанных документов хранится в архивах кинофотодокументов и литературы и искусства. На расширенном заседании дирекции в архиве кинофотофонодокументов я уже обращал на это внимание и предлагал пересмотреть подходы к описанию и формат описания документов.

С целью упрощения процедур взаимодействия исследователей и подведомственных архивов  были созданы электронные сервисы регистрации в читальных залах архивов, заказа дел в читальный зал, предоставлена возможность посещения читального зала по предварительной записи. Данная работа требовала не только технических решений, но и проведения организационных мероприятий. В январе 2019 сервисы были запущены в эксплуатацию. Именно электронная форма взаимодействия позволит нам оптимизировать внутриархивные процедуры, сформировать резерв рабочего времени.

Создание качественных электронных сервисов невозможно без перевода научно-справочного аппарата в электронную форму. Именно поэтому, в рамках развития государственной информационной системы «Архивы Санкт‑Петербурга» была продолжена работа по переводу описей в электронную форму, в формат базы данных.

На настоящий момент по данным государственной информационной системы введено около шести миллионов заголовков единиц хранения на бумажной основе и почти триста тысяч единиц хранения описаний аудиовизуальных документов, что составляет более 50% от состоящих на учете дел. При сохранении нынешних темпов ввода заголовков полного наполнения Государственной информационной системы можно ожидать примерно через пять лет.

Наиболее публичным направлением деятельности государственных архивных учреждений является организация использования документального наследия, сосредоточенного в их хранилищах.

Исполнение запросов граждан и организаций, в связи с их продолжающимся ростом, остается приоритетным направлением
в предоставлении информационных услуг. Тенденцией последнего времени стало увеличение обращений, поступающих по электронной почте.

Из общего числа поданных в архивные учреждения запросов 4%, или чуть менее трех тысяч, поступили через портал «Архивы Санкт‑Петербурга». Небольшое снижение в текущем году по сравнению с предыдущим, когда было три с половиной тысячи запросов, связано с изменением логистики движения запросов граждан, направляемых на портал, в результате чего обращения граждан, теперь поступают напрямую в профильный архив по принадлежности изложенных в них вопросов.

Возрастание количества запросов происходит, прежде всего, за счет постоянного увеличения количества запросов социально-правового характера, поступающих в архив документов по личному составу. Так, в 2018 году этот показатель достиг значения в пятьдесят две тысячи запросов. За 3 года рост составил 47%. Данная тенденция обусловлена большими темпами поступления документов по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий на хранение в данный архив, а также внесением большого количества изменений и дополнений в нормы действующего законодательства. И, как следствие, необходимостью предоставления гражданами в соответствующие органы дополнительных архивных справок для оформления пенсий, а также с целью подтверждения прав тех или иных социальных льгот и компенсаций.

Вместе с тем, период с 2014 по 2018 годы сопровождается и увеличением объема поступлений тематических запросов. Так, в 2018 году количество тематических запросов граждан и организаций достигло почти семи тысяч.

Количество генеалогических запросов в последние годы, по-прежнему, сохраняется на стабильно высоком уровне. По сравнению с 2017 годом в три раза увеличился рост биографических запросов с четырехсот четырнадцати запросов до почти тысячи трехсот запросов в 2018 году.

Важнейшей задачей обеспечения открытости информации, содержащейся в архивных документах, мы видим в активном использовании всех форматов выставочной деятельности. Количество подготовленных выставок, организованных Комитетом совместно с партнерами и выполненных архивными учреждениями самостоятельно, в истекшем году достигло тридцати двух. Каждый из этих проектов отражает различные аспекты развития нашего города. Вы, видимо обратили внимание, что в последние два года мы при подготовке выставочных проектов стали больше ориентироваться на создание электронных выставок и размещению их на нашем портале. Анализ свидетельствует, что электронные выставки пользуются большой популярностью, и их могут видеть гораздо большее количество пользователей нашей информации. Задача заключается в том, чтобы наряду с помощью, которую нам оказывают специалисты Информационно-аналитического центра в подготовке электронных выставок, мы самостоятельно готовили своих специалистов, способных воплощать в жизнь свои творческие замыслы в электронном формате.

Комитет и подведомственные ему архивные учреждения в истекшем году продолжили совершенствовать работу читальных залов. В связи с внедрением в практику работы архивов нового Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, потребовалось провести ряд организационных мероприятий,  особенно в части организации самостоятельного копирования пользователями документов собственными техническими средствами.

 В читальных залах архивов были организованы специальные рабочие места для копирования документов техническими средствами пользователей, с марта 2018 года копирование проводиться на платной основе с оформлением заказа и договора на копирование документов.

В прошлом году в читальные залы наших архивных учреждений было оформлено три тысячи восемьсот пользователей. Кроме того, на шести площадках Центральной городской публичной библиотеки им. В.В.Маяковского пользователи имеют возможность просматривать электронный фонд пользования исторического архива без посещения последнего.

С 2018 года все архивы перешли на оформление требований на выдачу дел в электронном виде, что позволило формировать корректную статистику по выдаче дел и фонда пользования в автоматическом режиме в государственной информационной системе «Архивы Санкт‑Петербурга». Дальнейшее развитие этого направления работы архивов связано с внедрением в деятельность услуги «Выдача архивных документов в читальный зал архива» через портал и развитием модуля «Учет движения архивных документов» (электронная топография).

В 2018 году продолжалась подготовка архивными учреждениями Санкт‑Петербурга сборников архивных документов и справочников. Сборник документов «Стенограммы заседаний Ленгорисполкома за январь – декабрь 1943 года», подготовленный сотрудниками Центрального государственного архива к 75-летию со дня полного освобождения Ленинграда от фашистской блокады, получил высочайшую оценку историков и специалистов, изучающих этот период истории нашего города и, конечно же, представителей ветеранских организаций ленинградцев-блокадников.

В 2020 году наш город со всей страной будет праздновать 75-летний юбилей Победы советского народа в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 годов. И к этому знаковому событию мы подходим с большой ответственностью. Уже в текущем году планируем приступить к изучению и сканированию документов, связанных с медалью «За оборону Ленинграда», в том числе наградных списков, характеристик, актов на вручение, разработке интернет-ресурса. Результатом данной работы станет полноценный информационный ресурс - база данных этих документов, которая будет размещена на портале «Архивы Санкт‑Петербурга». Презентация её в открытый доступ для всех желающих состоится в праздничные дни в мае 2020 года.

Все больше мы осваиваем возможности Интернета и социальных сетей для популяризации исторического знания и архивных документов. Наиболее активно эту работу мы ведем через социальные сети «В Контакте» и «Фейсбук». В настоящий момент в архивной группе «В контакте» состоит около девяти тысяч подписчиков, а в «Фейсбуке» около тысячи.

Этой проблематике в 2018 году мы посвятили целую научно-практическую конференцию под названием «Архивные документы в сети Интернет: «Pro et contra», которая прошла в нашем городе 6-7 сентября прошлого года, и в которой приняли участие представители архивных учреждений из 23 регионов Российской Федерации, города Будапешта, специалисты ведущих учреждений культуры нашего города, включая Государственный Эрмитаж, Государственный Русский музей, крупнейших библиотек города и ведомственных архивов.

В 2018 году активно продолжалась работа Комитета и подведомственных учреждений в сфере межрегионального и международного сотрудничества. Пожалуй, наибольший интерес в этой связи представляет сотрудничество с коллегами из Архива города Будапешта, с которыми нами был реализован интересный совместный электронный проект «От историзма к модернизму: градостроительство и архитектура Санкт‑Петербурга и Будапешта во второй половине XIX – первой половине XX веков», с которым вы можете ознакомиться на портале «Архивы Санкт‑Петербурга».

Одной из важнейших задач, которую мы ставим перед собой уже на протяжении последних десяти лет, является развитие материально-технической базы отрасли в целом и, как следствие, создание оптимальных условий хранения документов.

За последний год сделано немало. Я остановлюсь лишь на главных моментах. Для обеспечения энергетической безопасности Архивного центра на Таврической улице, 39 выполнены работы по замене двух трансформаторов и связанных с ними распределительных устройств, что позволяет нам увеличивать энергопотребление в полтора раза, тем самым дает возможность производить модернизацию оборудования практически без ограничений. В здании на Варфоломеевской улице, 15, оставленном в ведении Центрального государственного архива, проведен ремонт системы отопления. Продолжились работы по созданию нормальных условий работы Лаборатории архива кинофотофонодокументов.

В 2018 году началось проектирование строительства нового архивного комплекса в Красногвардейском районе для исторического архива и архива литературы и искусства общей площадью 18 тысяч квадратных метров, в течение прошлого года выполнены инженерные изыскания, согласован с главным архитектором города архитектурно-градостроительный облик здания. Работы по проектированию его продолжатся до конца 2019 года.

Уважаемые коллеги! В своей повседневной работе мы всегда опираемся на мнение коллегиальных органов, образованных при Комитете, что очень важно при выработке взвешенных обоснованных управленческих решений.

С другой стороны, в своей деятельности мы опираемся на коллективы наших учреждений, будучи уверенными в том, что они нас не подведут и в дальнейшем будут также эффективно работать. В свою очередь, мы стараемся всячески поощрять трудовой настрой сотрудников наших учреждений. Подтверждением тому является доведение в 2018 году средней заработной платы архивистов до средней зарплаты в Санкт‑Петербурге, которая в конце года составила сорок девять тысяч восемьсот рублей.

Высокий профессионализм архивистов, их преданность избранному делу служат залогом нашей успешной работы в будущем.

Уверен, что, взаимодействуя с коллективами подведомственных учреждений, при поддержке Правительства Санкт‑Петербурга мы в состоянии решать любые задачи, стоящие перед нами.

Я в своем докладе намеренно не стал освещать некоторые аспекты нашей деятельности в надежде, что коллеги в своих выступлениях дополнят меня.

Спасибо за внимание!