Доклад С.В.Штуковой на X Совете по архивному делу при Федеральном архивном агентстве "Информационные ресурсы архивов в сети Интернет. Сегодняшние реалии – завтрашние перспективы"

Информационные ресурсы архивов в сети Интернет.

Сегодняшние реалии – завтрашние перспективы.

Процесс информатизации в архивах страны начался задолго до выхода законодательных и нормативных документов, и в отсутствии заданной стратегии на начальном этапе он  протекал по большей части стихийно, будучи зависим от разных факторов, как объективного, так и субъективного характера, что и привело на сегодняшний день не только к разному уровню  в развитии поисковых систем и многообразию подходов в организации созданного информационного пространства, но и пониманию отдельных терминов, с этой проблемой связанных. Это в полной мере выявило и проведенное нами анкетирование архивных учреждений  Северо-Западного федерального округа. Тем не менее, мы благодарны нашим коллегам за  предоставленную информацию, на основе анализа которой, и было подготовлено сообщение.

Применительно  к  информационным ресурсам архивов с точки зрения перспектив их размещения в сети Интернет и организации доступа к ним мы считаем целесообразным говорить о двух видах таких ресурсов: информационные ресурсы, созданные на основе научно-справочного аппарата архивов (справочные информационно-поисковые системы) и информационные ресурсы, созданные на основе сканирования архивных документов.

В конце 1990-х-начале 2000 –х годов  среди основных задач архивной отрасли в области развития справочно-поисковых средств к архивным  документам на первое место выходит создание полных путеводителей по фондам архивов, чему  в значительной  степени способствовало внедрение отраслевого программного комплекса (ПК) «Архивный фонд». Благодаря успешной реализации этой задачи, на сегодняшний день практически все архивные учреждения регионального и муниципального уровня нашего округа обеспечены путеводителями и разного рода справочниками по фондам, гипертекстовые версии которых представлены на портале «Архивы России» или собственных архивных сайтах, что обеспечивает возможность самому широкому кругу пользователей искать и получать необходимую информацию о составе и содержании документов, хранящихся в архивных учреждениях. Вместе с тем, мы все понимаем, что с каждым годом информация этих справочников устаревает,  подготовка дополнений или переработка путеводителей чрезвычайно трудозатратна, и при этом лишена главного – актуальности информации на текущий период времени.

В современных условиях информация о новых поступлениях и на уровне фонда, и на уровне дел  должна оперативно  и «без купюр» доноситься как до пользователя, пришедшего в архив, так и до пользователя, работающего в режиме удаленного доступа. Для этого, мы считаем - необходимо выработать иной, чем ранее порядок представления информации, особенно в сети Интернет: на смену гипертекстовым версиям путеводителей и справочников должны прийти  оперативно обновляющиеся списки фондов со сведениями, импортируемыми из ПК «Архивный фонд»,  в том числе о составе описей, с возможностью их дальнейшего просмотра или поиска.  Т.е. пользователю должна быть обеспечена возможность с наименьшим количеством переходов в рамках одной информационно-поисковой системы вести поиск от фонда к описи и к делу, и в перспективе к просмотру образу дела. Похожая схема поиска через списки фондов реализована на сайтах архивов  Республики Карелия, Калининградской, Мурманской, Псковской областей  и  Санкт‑Петербурга.

Отдельно следует сказать о переводе архивных описей в электронную форму. Анализ ситуации в регионах Северо-Запада показал, что подавляющее большинство архивных учреждений пошли по пути создания графических копий в полном или частичном объеме, реже – путем конвертации описей из форматов Word, Excel в PDF и еще реже - когда архивы сразу приступили к поединичному вводу информации описей (ЦГИА в Санкт‑Петербурге) и созданию структурированных баз данных, включающих поединичное описание и сканированный образ описи (Псков, Мурманск и др.). Преимуществом представления  описей в виде графических копий в сравнении с созданием баз данных описей  является быстрота их изготовления. Очевидны и недостатки: поиск по таким описям практически невозможен, необходимо по мере приема документов досканировать  новые и новые комплексы описей, в отсканированный образ описи невозможно внести изменения, связанные например, с простановкой отметки о микрофильмировании, рассекречивании дела или выявлении ОЦД. Мы понимаем, что в разных регионах разные финансовые условия и технические возможности, тем не менее, мы видим перспективу в постепенном переходе к электронной форме описи, имея в виду создание описей в формате баз данных и перевод в такой же формат ранее созданных описей.

Мы считаем, информация о документах архивов на уровне описей должна быть в обязательном порядке представлена на сайтах всех архивных учреждений, независимо от того, в какой форме, сканированной или любой другой, эта опись имеется, с возможностями поиска или только просмотра.  В идеале же - все открытые справочно-поисковые системы (описи, каталоги, указатели, перечни, обзоры), доступные пользователям физически в архиве, должны быть доступны на сайте архива в виртуальном пространстве. Мы должны сделать так, чтобы поиск информации на архивных интернет-ресурсах был для любого человека доступным, если хотите «захватывающим» и  результативным,  чтобы  у него возник стимул обратиться в архив с запросом или самостоятельно прийти для исследования. Только в этом случае мы оправдываем свое предназначение и затрачиваемые на создание всех этих систем материальные и физические ресурсы.  

Два слова следует сказать о перспективах размещения архивных каталогов, имея в виду  справочные системы обеспечивающие поиск информации на уровне документа.  Несмотря на то, что в ряде регионов Северо-Запада электронные каталоги ведутся уже давно, в информации коллег мы не встретили  желания и готовности размещать их в открытом доступе в Интернет.  Возможно, решать вопрос о размещении  этого элемента НСА в составе информационных ресурсов каждый архив должен  индивидуально, исходя и  из качественных характеристик  каталога, его информативности, возможностей предоставить пользователю адекватный ответ на его информационные запросы по каталогу. 

На наш взгляд, более интересным и нужным для современного пользователя было бы размещение различного рода картотек, объединенных определенной тематикой и дающих возможность поиска по персоналиям.

Одной из наиболее распространенных форм представления информационных ресурсов архивов в сети интернет это размещение графических копий документов. Такой способ кажется наиболее простым и кроме этого сами исследователи часто озвучивают эту идею. Однако перед размещением графических образов в сети интернет необходимо ответить на ряд вопросов: Какие документы, и в каком объеме могут быть размещены в сети интернет; Порядок и условия доступа к базе образов; Формат и качество изображений; Способ защиты образов от несанкционированного копирования.

В работе традиционных читальных залов мы руководствуемся Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, требующим регистрации пользователей читального зала с ограниченным по времени сроком разрешением на работу. Однако порядок доступа к базе образов, в том числе посредствам сети интернет отсутствует. Традиционный порядок можно применить в сети интернет – создать электронный читальный зал с личным кабинетом, историей запросов, системой закладок и т.д. Такой подход, как минимум позволит сформировать статистку поисковых запросов оценить востребованность документов различными социальными группами и упорядочить доступ к архивным документам.

Нерешенным остается вопрос дальнейшего использования полученного образа. Архивы не обладают авторским правом на хранимые документы, но скаченные с сайтов архивов изображения документов, особенно фотодокументов, используются, в том числе и в коммерческой деятельности третьими лицами.

Мнения наших коллег по вопросу размещения сканированных образов документов в Интернет разделились: одни предлагают свободное размещение и открытый доступ ко всем оцифрованным документам, другие считают, что следует реализовать адресную выдачу дел через электронный читальный зал.

Наша точка зрения состоит в том, что в сети Интернет следует размещать тематические комплексы документов в виде виртуальных выставок, электронных сборников документов на общеисторические темы с предоставлением свободного и бесплатного доступа, т.к. это способствует просвещению общества. В отношении информационных ресурсов, созданных на основе документов генеалогического характера (метрические книги, книги ЗАГС и др.), учитывая их коммерческую составляющую, мы считаем,  что удаленный доступ к ним должен обеспечиваться на платной основе, поскольку на сканирование документов, создание баз данных, поддержание сайтов затрачиваются огромные бюджетные средства.

Сами же графические образы документов должны содержать в виде степеней защиты графические и цифровые водяные знаки.

Также актуальной остается задача стандартизации применяемых в архивном деле форматов графических файлов и системы их описания.