Комитет по градостроительству и архитектуре

Комитет по градостроительству и архитектуре успешно завершил работу по оптимизации процесса перераспределения задач сотрудников, находящихся в отпуске или на больничном. Это очередной шаг в реализации федерального проекта «Эффективный регион», ведомство активно внедряет современные технологии для повышения качества своей работы и удовлетворенности граждан.

Сегодня в ведомстве трудятся более 200 специалистов. Ежедневно сотрудники Комитета обрабатывают сотни документов, поступающих через «Электронную приемную», почту России, портал Госуслуг, МФЦ и другие каналы. При этом каждая поставленная задача имеет строго установленные сроки исполнения, которые необходимо соблюдать. В случае незапланированного отсутствия сотрудника (по болезни или иным причинам) процесс перераспределения его задач может занимать значительное время. Внедрение системы бережливого управления позволяет избежать таких непредвиденных трудностей.

Реализация проекта «Оптимизация процесса передачи на исполнение документов, числящихся за сотрудниками, находящимися в отпуске или на больничном» была начата Комитетом в конце 2024 года. Основная цель — сокращение времени на перераспределение задач и минимизация рисков срыва сроков рассмотрения документов.

В ходе работы был определен перечень ответственных лиц, которым направляется информация об отсутствующих сотрудниках и их задачах, создана форма оповещения об их текущих задачах, разработаны автоматические запросы в систему учета кадров и электронного документооборота, настроены ежедневные автоматические рассылки руководителям и ответственным лицам. В итоге удалось добиться сокращения времени перераспределения задач – в 11 раз, а количество участников этого процесса минимизировано до одного человека.

Внедрение нового инструмента автоматизации стало одним из важных шагов в повышении эффективности работы Комитета. Сотрудники могут сосредоточиться на оперативном выполнении задач, а заявители получать запрашиваемые услуги в установленные сроки. Такой подход в работе соответствует принципам бережливого управления и способствует улучшению качества предоставляемых услуг.