Доклад об осуществлении государственного контроля (надзора)
в сфере архивной деятельности и об эффективности такого контроля (надзора) в Санкт-Петербурге в 2011 году.
Раздел 1.
Состояние нормативно-правового регулирования в соответствующей сфере деятельности
Осуществление государственного контроля в сфере архивной деятельности проводится в соответствии законодательными и нормативными актами в области архивного дела, регулирующими отношения и устанавливающими обязательные требования:
1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».
3. Приказ Государственной архивной службы России (Росархив) от 11.03.1997 № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации».
4. Закон Санкт-Петербурга от 28.01.2009 № 23-16 «Об архивном деле в Санкт-Петербурге».
5. Постановление Правительства Санкт-Петербурга от 20 07.2010 № 901 « Об утверждении Перечня исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Санкт-Петербурга, находящихся в собственности Санкт-Петербурга».
6. Распоряжение Правительства Санкт-Петербурга от 15.12.2005 № 208-рп «Об обеспечении сохранности архивных документов и подготовки их к передаче на государственное хранение».
7. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2000.
Раздел 2.
Организация государственного контроля (надзора),муниципального контроля
Государственный контроль в области архивного дела на территории Санкт-Петербурга осуществляет Архивный комитет Санкт-Петербурга (далее - Архивный комитет) – исполнительный орган государственной власти Санкт-Петербурга. Архивный комитет является единственным органом государственного контроля в сфере архивной деятельности на территории Санкт-Петербурга.
Архивный комитет наделен полномочиями по осуществлению регионального государственного контроля за соблюдением требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации и законодательством Санкт-Петербурга, в области архивного дела в пределах своей компетенции.
Порядок исполнения функции государственного контроля регламентируется следующими нормативными правовыми актами:
Постановление Правительства Санкт-Петербурга от 09.09.2008 № 1136 «Об Архивном комитете Санкт-Петербурга»;
Постановление Правительства Санкт-Петербурга от 29.03.2010 № 317 «О внесении изменений в отдельные постановления Правительства Санкт-Петербурга в части, касающейся наделения исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга полномочиями по осуществлению регионального государственного контроля (надзора)»;
Административный регламент Архивного комитета по исполнению государственной функции «Осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством Санкт-Петербурга», утвержденный распоряжением Архивного комитета от 18.02.2010 № 7.
Основной формой взаимодействия Архивного комитета при осуществлении своих функций с другими органами государственного контроля (надзора) является проведение совместных проверок, при которых дата начала или сроки проверки юридического лица, включенного в план Архивного комитета, совпадает с датой или сроками проверки этого юридического лица другим органом контроля. В процессе подготовки плана проверок Архивный комитет на основе сведений, полученных от Прокуратуры Санкт-Петербурга, о включении отдельных юридических лиц в планы проверок иных органов государственного контроля совместно с данными органами осуществляет корректировку даты или сроков проведения проверки юридического лица.
Архивный комитет исполняет следующие функции, связанные с осуществлением государственного контроля: подготовка плана проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, подготовка и рассылка предприятиям, включенным в план, распоряжений о проведении проверки, непосредственно проведение проверки, составление актов, предписаний, протоколов, организация контроля за исполнением предписаний, выданных в ходе проверок, ведения учетных документов по проверкам (журнал регистрации проверок, актов, предписаний, картотека учета (контроля) выполнения предписаний).
Все функции, связанные с осуществлением государственного контроля, исполняются только Архивным комитетом. Архивный комитет не передавал каких-либо функций по контролю подведомственным учреждениям. Подведомственные Архивному комитету санкт-петербургские государственные казенные учреждения центральные государственные архивы Санкт-Петербурга (далее - государственные архивы Санкт-Петербурга) могут быть привлечены к проведению проверки организаций, относящихся к источникам комплектования соответствующего государственного архива.
Архивный комитет не проводит аккредитацию юридических лиц и граждан в качестве экспертных организаций и экспертов, привлекаемых к выполнению мероприятий по контролю при проведении проверок.
Раздел 3.
Финансовое и кадровое обеспечение государственного контроля (надзора), муниципального контроля
На организацию и осуществление функции государственного контроля выделение бюджетных средств не предусматривается.
Штатная численность работников Архивного комитета, исполняющих функции по контролю – 3 человека. Все работники имеют высшее образование, стаж работы в органе исполнительной государственной власти более 10 лет, общий стаж работы в области архивного дела – более 25 лет. Повышение квалификации проводится в Центре профессиональной переподготовки государственных и муниципальных служащих Северо-Западной Академии государственной службы.
Средняя нагрузка на 1 работника по фактически выполненному в отчетный период объему функций по контролю – 8,3 проверки на работника.
В проверках организаций, предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга, принимали участие работники соответствующих государственных архивов.
Эксперты или представители экспертных организаций к проведению мероприятий по контролю не привлекались.
Раздел 4.
Проведение государственного контроля (надзора), муниципального контроля
Организация и проведение государственного контроля осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» и Административного регламента Архивного комитета по исполнению государственной функции «Осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством Санкт-Петербурга», устанавливающими порядок и формы проведения проверок при осуществлении государственного контроля.
В План проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2011 год было включено 26 выездных проверок. Проверки проведены в сроки, установленные планом, с соблюдением всех нормативных требований по осуществлению мероприятий по контролю. Из плана проверок в связи с реорганизацией юридического лица в форме присоединения была исключена 1 организация. Распоряжение о внесении изменений в План проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2011 год, на основании которого организация исключена из плана проверок, было согласовано с Прокуратурой Санкт-Петербурга. Всего за 2011 год было проведено 25 выездных проверок.
Раздел 5.
Действия органов государственного контроля (надзора), муниципального контроля по пресечению нарушений обязательных требований и (или) устранению последствий таких нарушений
В ходе проверок 13 организаций были выявлены нарушения в области соблюдения обязательных требований в сфере хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Предприятиям были выданы предписания с указаниями по устранению нарушений законодательства в области архивного дела и установлены сроки их выполнения.
Архивный комитет осуществляет постоянный контроль за исполнением предписаний. В необходимых случаях предприятиям оказывается методическая, консультативная помощь в области организации архивного дела и обеспечения сохранности архивных документов. В исключительных случаях, на основании письменного обращения юридических лиц с просьбой о переносе срока исполнения предписания с изложением объективных на это причин, срок исполнения предписания может быть продлен.
Раздел 6.
Анализ и оценка эффективности государственного контроля (надзора), муниципального контроля
Целью государственного контроля по соблюдению юридическими лицами законодательства в области архивного дела является улучшение в организациях работы по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации. Основными объектами проверок являются юридические лица, в деятельности которых образуется документация, отнесенная к составу Архивного фонда Российской Федерации.
Такие организации включаются в состав источников комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга. На 01.01.2011 в списках организаций-источников комплектования государственных архивов состояло 1 244 предприятий и учреждений.
В План проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2011 год было включено 26 организаций. В связи с тем, что из плана по согласованию с Прокуратурой Санкт-Петербурга была исключена одна организация, план проверок выполнен на 96%.
Все мероприятия по контролю осуществлялись в соответствии с требованиями законодательства о порядке их проведения. Нарушений законодательства со стороны должностных лиц, проводивших проверку, не выявлено.
Обращений, заявлений юридических лиц, органов государственной, муниципальной власти, средств массовой информации по вопросам, отнесенным к их компетенции, в Архивный комитет не поступало.
В результате проведенных за отчетный период проверок юридических лиц было составлено 25 актов и 13 предписаний. Других документов в ходе проверок или по их результатам не составлялось.
Архивный комитет не проводил в 2011 году внеплановых проверок. По итогам плановых проверок 13 организаций получили предписания об устранении нарушений в сфере хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, что составляет 52% от общего количества проведенных проверок. Иные меры административных наказаний по фактам выявленных нарушений законодательства в области архивного дела в отношении юридических лиц Архивным комитетом не применялись.
Сравнительный анализ показателя выданных предписаний к числу организаций, в которых проведены проверки за отчетный и предшествующий годы показал увеличение этого показателя на 29%. При подготовке плана проверок на 2011 год были проанализированы статистические показатели, отражающие состояние обеспечения сохранности документов в организациях-источниках комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга. Полученные аналитические сведения стали основой для составления плана проверок, в который были включены предприятия и учреждения, имеющие наибольшую задолженность по упорядочению архивных документов. Соответственно показатель выявленных нарушений за 2011 год выше аналогичного показателя за 2010 год.
Архивный комитет провел анализ выполнения юридическими лицами предписаний по устранению нарушений в области соблюдения обязательных требований в сфере хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Предприятия, получившие соответствующие предписания, выполнили указания по устранению отмеченных недостатков в установленные сроки. Одно из предприятий получило разрешение на продление срока исполнения предписания.
В результате проведенных мероприятий по контролю на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) Архивного комитета и экспертно-проверочных методических комиссий (ЭПМК) государственных архивов Санкт-Петербурга от предприятий, в ходе проверок которых были выявлены нарушения в области организации обеспечения сохранности архивных документов, были представлены на утверждение (согласование) описи дел постоянного хранения и по личному составу в количестве 995 единиц хранения за 1947-2011 годы; нормативно-правовые документы, регулирующие организацию архивного дела и делопроизводства на предприятиях, учреждениях в количестве 6 документов, а также переданы на государственное хранение документы в количестве 1611 единиц хранения за 1946-2001 годы.
Документами, подтверждающими выполнение юридическими лицами предписаний, являются экспертные заключения Архивного комитета и государственных архивов Санкт-Петербурга об утверждении (согласовании) нормативно-правовых документов, описей дел постоянного хранения, по личному составу, представленных на рассмотрение ЦЭПМК и ЭПМК, акты приема-передачи документов на государственное хранение.
Раздел 7.
Выводы и предложения по результатам государственного контроля (надзора), муниципального контроля
Результатом осуществления Архивным комитетом государственного контроля в области соблюдения предприятиями, учреждениями обязательных требований в сфере хранения, комплектования, учета и использования архивных документов является улучшение обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.
На основе проведенного анализа эффективности показателей государственного контроля за 2011 год, а также объема функций и мероприятий по контролю, выполненных Архивным комитетом за отчетный период, было принято решение не увеличивать плановые показатели проведения проверок на 2012 год.
Архивный комитет не имеет предложений по совершенствованию нормативно-правового регулирования и осуществления государственного контроля (надзора), муниципального контроля в области архивной деятельности.
Приложения
Сведения об осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля за 2011 год.
Версия для печати
