Приложение к распоряжению Архивного комитета
Санкт-Петербурга
от 01.07.2011 № 57
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
АРХИВНОГО КОМИТЕТА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ
«Проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов»
Раздел 1. Общие положения
1.1. Административный регламент Архивного комитета
Санкт-Петербурга по предоставлению государственной услуги «Проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов» (далее – Регламент) разработан в целях повышения качества предоставления и доступности государственной услуги гражданам и организациям-источникам комплектования центральных государственных архивов Санкт-Петербурга, иным организациям (далее - организациям) при определении сроков хранения документов, отборе их на постоянное хранение и включении в состав Архивного фонда Санкт-Петербурга на основе комплексного применения критериев ценности: происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
Регламент определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении государственной услуги.
1.2. Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении № 1 к Регламенту.
1.3. Адреса, справочные телефоны и график работы Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее – Комитета) и государственных учреждений, подведомственных Комитету, – центральных государственных архивов (далее - госархивов) и Лаборатории обеспечения сохранности документов государственных архивных учреждений Санкт-Петербурга (далее – ЛОСД), участвующих в предоставлении государственной услуги:
Комитет: Таврическая ул., д.39, Санкт-Петербург, 191015, тел. (812) 271-44-55, факс (812) 271-75-61, Е-mail: karchiv@gov.spb.ru;
График работы Комитета: понедельник – четверг с 9.00 до 18-00, пятница с 9.00 до 17.00; перерыв на обед с 13.00 до 13.48. Суббота, воскресенье – выходные дни. В предпраздничные дни продолжительность времени работы Комитета сокращается на один час.
Госархивы и ЛОСД:
Санкт-Петербургское государственное учреждение «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга» (ЦГА СПб): Варфоломеевская ул., д.15, Санкт-Петербург, 192171, тел. (812) 560-68-68, факс (812) 560-95-33, E-mail: cga@cga.spbarchives.ru;
Санкт-Петербургское государственное учреждение «Центральный государственный архив историко-политических документов Санкт-Петербурга» (ЦГАИПД СПб): Таврическая ул., д.39, Санкт-Петербург, 191015, тел. (812) 271-41-09, факс (812) 271-39-73, E-mail: cgaipd@cgaipd. spbarchives.ru;
Санкт-Петербургское государственное учреждение «Центральный государственный архив научно-технической документации Санкт-Петербурга» (ЦГАНТД СПб): 5-я Советская ул., д.33, Санкт-Петербург, 191036, тел. (812) 271-74-07, факс (812) 271-77-82, E-mail: cgantd@cgaipd.spbarchives.ru;
Санкт-Петербургское государственное учреждение «Центральный государственный архив литературы и искусства Санкт-Петербурга» (ЦГАЛИ СПб): Шпалерная ул., д.34, Санкт-Петербург, 191123, (812) 271-53-97, факс (812) 272-53-97, E-mail: cgali@cgali.spbarchives.ru;
Санкт-Петербургское государственное учреждение «Центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга» (ЦГАКФФД СПб): Таврическая ул., д.39, Санкт-Петербург, 191015, тел. (812) 274-43-29; факс (812) 274-43-29, Е-mail: archive@photoarchive.spb.ru.
Государственное учреждение «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга» (ЦГАЛС СПб): Днепропетровская ул., д.9, литера А, Санкт-Петербург, 191119, тел. (812) 764-70-69, 572-12-57, факс (812) 572-12-57, E-mail: cgals@cgals.spbarchives.ru;
Санкт-Петербургское государственное учреждение «Лаборатория обеспечения сохранности документов государственных архивных учреждений Санкт-Петербурга» (СПб ГУ ЛОСД ГАУ СПб): Шпалерная ул., д. 34, Санкт-Петербург, 191123, тел. (812) 272-98-84, факс (812) 272-98-84, E-mail: losd@losd.spbarchives.ru;
График работы госархивов и ЛОСД: понедельник – четверг с 9.00 до 18-00, пятница с 9.00 до 17.00; перерыв на обед с 13.00 до 13.48. Суббота, воскресенье – выходные дни. В предпраздничные дни продолжительность времени работы госархивов и ЛОСД сокращается на один час.
1.4. Информацию о порядке предоставления государственной услуги можно получить на официальном сайте Правительства Санкт-Петербурга: www.gov.spb.ru; на личном приеме, а также по телефонам и электронной почте отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства (далее – отдела комплектования) Комитета:
Телефоны отдела комплектования - 271-41-07, 271-47-57; электронная почта: shesternina.@karchiv.gov.spb.ru; vorobyeva.@karchiv.gov.spb.ru.
1.5. Государственная услуга предоставляется организациям, в том числе источникам комплектования госархивов, гражданам, владельцам или собственникам документов личного происхождения.
1.6. Понятия и термины, используемые в Регламенте, применяются в значениях, определенных законодательством Российской Федерации и законодательством Санкт-Петербурга.
Раздел 2. Стандарт предоставления государственной услуги
2.1. Наименование государственной услуги: проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов. Краткое наименование государственной услуги: экспертиза ценности документов.
2.2. Государственную услугу предоставляют Комитет и участвующие в предоставлении государственной услуги госархивы и ЛОСД.
При предоставлении государственной услуги Комитет взаимодействует с Санкт-Петербургским государственным учреждением «Многофункциональный центр предоставления государственных услуг в Санкт-Петербурге» (далее – Многофункциональный центр); особенности предоставления государственной услуги через Многофункциональный центр устанавливаются в пункте 2.14. Регламента.
Комитет предоставляет государственную услугу при принятии решений об утверждении описей дел постоянного хранения организаций и включении документов, внесенных в описи, в состав Архивного фонда Санкт-Петербурга; согласовании описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу; заключений на прием в госархивы документов личного происхождения граждан;
при рассмотрении положений об экспертных комиссиях, номенклатур (примерных) номенклатур дел, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и принятии решений об их согласовании; иных документов по экспертизе ценности.
Комитет обеспечивает организацию, планирование и контроль за проведением работы по упорядочению документов организаций-источников комплектования госархивов, которую осуществляют ЛОСД и госархивы.
Госархивы и ЛОСД участвуют в предоставлении государственной услуги в части направления на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (далее - ЦЭПМК) Комитета проектов следующих документов и заключений на них:
номенклатур дел организаций;
описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу; сдаточных описей дел личного происхождения;
актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; при необходимости - актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
иных документов по экспертизе ценности.
2.3. Результатом предоставления государственной услуги могут быть следующие документы и принятые решения:
2.3.1. Номенклатуры (примерные номенклатуры) дел организаций.
2.3.2. Описи дел постоянного хранения организаций (или их годовые разделы).
2.3.3. Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу организаций (или их годовые разделы).
2.3.4. Заключения на номенклатуры (примерные номенклатуры) дел организаций.
2.3.5. Заключения на описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу.
2.3.6. Заключения на прием в госархивы документов и фондов личного происхождения.
2.3.7. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
2.3.8. Акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.
2.3.9. Заключения на акты, перечисленные в пунктах 2.3.7. – 2.3.8. Регламента.
2.3.10. Решения ЦЭПМК Комитета об утверждении описей дел постоянного хранения (или их годовых разделов).
2.3.11. Решения ЦЭПМК Комитета о согласовании заключений на прием в государственные архивы документов и фондов личного происхождения; согласовании описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (или их годовых разделов); актов, перечисленных в пунктах 2.3.7. – 2.3.8. Регламента.
2.3.12. Иные решения по вопросам экспертизы ценности документов.
2.4. Сроки предоставления государственной услуги:
2.4.1. Принятие решений по вопросам экспертизы ценности документов проводится один раз в месяц или по мере необходимости на заседаниях ЦЭПМК Комитета. Подготовленные в установленном порядке документы представляются на рассмотрение ЦЭПМК Комитета не позднее, чем за 4 дня до проведения очередного заседания комиссии, проекты решений ЦЭПМК – не менее чем за 5 дней до проведения очередного заседания.
2.4.2. Если документы были представлены на рассмотрение с нарушением сроков, установленных Регламентом работы ЦЭПМК Комитета, их рассмотрение будет перенесено на заседание комиссии, которое будет проведено в следующем месяце, о чем заявитель информируется в письменной форме.
2.4.3. Решение о проведении внепланового рассмотрения вопросов экспертизы ценности документов на заседании ЦЭПМК Комитета принимается председателем ЦЭПМК, заместителем председателя Комитета. В этом случае сроки представления документов и проведения заседания комиссии определяются председателями ЦЭПМК Комитета, заместителем председателя Комитета.
2.5. Правовые основания предоставления государственной услуги:
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации от 25.10.2004, № 43; от 11.12.2006 № 50; от 03.12.2007 № 49; от 19.05.2008 № 20; от 10.05.2010 № 19; от 02.08.2010 № 31);
Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
Закон Санкт-Петербурга от 28.01.2009 № 23-16 «Об архивном деле в
Санкт-Петербурге» (Информационный бюллетень Администрации Санкт-Петербурга от 09.03.2009 № 8);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14.06.2007 № 20; Российская газета от 20.05.2009 № 89);
Постановление Правительства Санкт-Петербурга от 09.09.2008 № 1136 «Об Архивном комитете Санкт-Петербурга» (Информационный бюллетень Администрации Санкт-Петербурга от 06.10.2008, № 38; от 20.04.2009 № 14; от 19.04.2010 № 14; Вестник Администрации Санкт-Петербурга от 26.06.2009 № 6; от 27.11.2009 № 11);
Постановление Правительства Санкт-Петербурга от 20.07.2010 № 901 «Об утверждении Перечня исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Санкт-Петербурга, находящихся в собственности Санкт-Петербурга» (Вестник Администрации Санкт-Петербурга от 30.08.2010 № 8);
Распоряжение Правительства Санкт-Петербурга «Об обеспечении сохранности архивных документов и подготовки их к передаче на государственное хранение» от 15.12.2005 № 208-рп» (Вестник Администрации Санкт-Петербурга от 31.01.2006 № 1; от 15.12.2008 № 12);
Приказ Комитета от 06.04.2009 № 44 «Об утверждении Положения и Регламента работы Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) Архивного комитета Санкт-Петербурга»;
Основные правила работы архивов организаций (Одобрены решением Коллегии Федерального архивного агентства от 06.02.2002, М., 2002).
2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативно-правовыми актами для предоставления государственной услуги:
2.6.1. Письменные обращения организаций, граждан, составленные в произвольной форме, в том числе поступившие посредством Многофункционального центра. Образцы заявлений приведены в приложениях №№ 2, 3 к Регламенту;
2.6.2. При решении вопросов о согласовании нормативно-методических документов организаций, регламентирующих постановку делопроизводства и архивной работы:
2.6.2.1. Проекты номенклатур дел (примерных номенклатур);
2.6.2.2. Проекты положений об экспертных комиссиях и архивах;
2.6.3. При решении вопросов об утверждении (согласовании) документов по итогам упорядочения архивных документов, первичном приеме на хранение документов личного происхождения:
2.6.3.1. Проекты описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; сдаточных описей дел личного происхождения;
2.6.3.2. Проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
2.7. При представлении проектов документов, перечисленных в пунктах 2.6.2.1., 2.6.2.2, 2.6.3.1., 2.6.3.2., направленных госархивами и ЛОСД на рассмотрение ЦЭПМК Комитета, к ним прилагаются заключения на проекты этих документов, подготовленные специалистами отделов комплектования соответствующих госархивов.
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги:
основания для отказа в предоставлении государственной услуги отсутствуют.
2.9. Государственная услуга предоставляется Комитетом бесплатно.
2.10. Максимальный срок (время) ожидания в очереди (при ее наличии) при подаче обращения о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги – не более 15 минут.
2.11. Срок регистрации обращения организации, гражданина о предоставлении государственной услуги:
Все обращения, поступившие в адрес Комитета до 16 часов, регистрируются и передаются на исполнение в отдел комплектования Комитета в день поступления; обращения, поступившие после 16 часов, могут быть зарегистрированы и переданы на исполнение в отдел комплектования на следующий день.
2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения обращений о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения, перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги.
2.12.1. Помещения, в которых предоставляется государственная услуга, место ожидания, должны иметь площади, предусмотренные санитарными нормами и требованиями к рабочим (офисным) помещениям, где оборудованы рабочие места с использованием персональных компьютеров и копировальной техники и места для приема посетителей, оборудованные стульями и столами, письменными принадлежностями (карандашами, авторучками, бумагой) для заполнения обращений о предоставлении государственной услуги и производства вспомогательных записей (памяток, пояснений).
2.12.2. На информационных стендах, размещаемых в доступных для ознакомления помещениях Комитета, на официальном сайте Правительства Санкт-Петербурга размещается следующая информация:
реквизиты нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги, и их отдельные положения;
настоящий административный регламент;
перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, образцы заполнения заявлений и форм документов, перечисленных в пунктах 2.6.2.1., 2.6.3.1., 2.6.3.2. Регламента;
местонахождение, график работы, номера контактных телефонов, электронной почты отдела комплектования Комитета.
2.13. Показатели доступности и качества предоставления государственной услуги:
2.13.1. Своевременность предоставления государственной услуги;
2.13.2. Предоставление государственной услуги в соответствии со стандартом предоставления государственной услуги;
2.13.3. Наличие полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления государственной услуги;
2.13.4. Возможность получения государственной услуги в электронной форме и иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по выбору заявителя;
2.13.5. Возможность досудебного (внесудебного) рассмотрения жалоб (претензий) заявителя в процессе предоставления государственной услуги.
2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в Многофункциональном центре и особенности предоставления государственной услуги в электронном виде:
2.14.1. Информация по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется специалистами отдела комплектования Комитета и доводится до сведения заявителей, иных заинтересованных лиц по их письменным и устным обращениям.
2.14.1.1. Комитетом принимаются обращения в письменном виде, составленные в произвольной форме. В письменном обращении указывается наименование Комитета, а также наименование обратившейся организации или фамилия, имя и (если имеется) отчество физического лица, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, или уведомление о переадресации обращения, суть обращения, подпись уполномоченного лица и дата.
В случае необходимости в подтверждение изложенных в письменном обращении фактов заявитель прилагает к письменному обращению документы или их копии, заверенные в установленном порядке.
В случае подписания указанного обращения лицом, не имеющим право действовать от имени заявителя без доверенности, к письменному обращению должна прилагаться доверенность, подтверждающая его полномочия на подписание обращения.
Письменные обращения и документы к ним (или их копии) должны быть составлены на русском языке или представляться с заверенным в установленном порядке переводом на русском языке.
При информировании по письменным обращениям специалисты отдела комплектования Комитета обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления в адрес заявителя;
при информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении. Письменные обращения рассматриваются в течение 30 дней.
2.14.1.2. При ответах на телефонные звонки специалисты отдела комплектования Комитета подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок;
в случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалисты, осуществляющие устное информирование, могут предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде или назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы специалистов отдела комплектования Комитета);
при информировании посредством личного обращения специалист отдела комплектования Комитета обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Комитета;
Консультирование о предоставлении государственной услуги может осуществляться по следующим вопросам проведения экспертизы ценности документов:
при составлении номенклатур дел (порядок составления, оформления, согласования и утверждения);
при отборе дел на временное, постоянное хранение;
при составлении описей дел постоянного хранения и по личному составу, описей дел иных документов временного (свыше 10 лет) хранения; научно-справочного аппарата к ним;
при подготовке актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению; о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
при определении сроков хранения документов, в том числе о порядке применения статей типового и ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения документов.
2.14.2. Государственная услуга может предоставляться посредством Многофункционального центра на основании соглашения о взаимодействии, разработанного в соответствии с Регламентом.
2.14.2.1. Многофункциональный центр осуществляет:
взаимодействие с Комитетом, участвующим в предоставлении государственной услуги;
информирование заявителей по вопросам предоставления государственной услуги;
прием и выдачу документов, необходимых для предоставления государственной услуги;
обработку персональных данных, связанных с предоставлением государственной услуги.
Почтовые адреса, справочные телефоны и адреса электронной почты структурных подразделений Многофункционального центра приведены в приложении № 4 Регламента.
2.14.2.2. Заявитель имеет право на получение государственный услуги через Интернет-портал «Государственные услуги в Санкт-Петербурге» - www.pgu.spb.ru.
2.14.2.3. Действия (бездействие) сотрудников Многофункционального центра, а также принимаемые ими решения могут быть обжалованы руководителю Многофункционального центра.
В случае подачи документов в Комитет посредством Многофункционального центра сотрудник Многофункционального центра, осуществляющий прием документов, необходимых для предоставления государственной услуги, выполняет следующие действия:
определяет предмет обращения;
проводит проверку полномочий лица, подписавшего обращение;
принимает от лица, подающего документы, заявление, проверяет наличие документов, перечисленных в пунктах 2.6.2.1., 2.6.2.2., 2.6.3.1, 2.6.3.2. Регламента при обращении заявителя по вопросу утверждения (согласования) нормативно-методических документов или упорядочения документов;
осуществляет сканирование представленных документов (при их наличии) и обращения, формирует электронное дело, все документы которого связаны единым уникальным идентификационным кодом, позволяющим установить принадлежность документов конкретному заявителю и виду обращения за государственной услугой;
заверяет электронное дело своей электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП);
направляет копии документов и реестр в Комитет:
в электронном виде (в составе пакетов электронных дел) в течение одного рабочего дня со дня обращения заявителя в Многофункциональный центр;
на бумажных носителях (в случае необходимости обязательного предоставления оригиналов документов) – в течение двух рабочих дней со дня обращения заявителя в Многофункциональный центр.
По окончании приема документов сотрудник Многофункционального центра выдает заявителю расписку о приеме документов.
2.14.2.4. При обращении заявителя в Комитет посредством Многофункционального центра при наличии указания заявителя на получение ответа по результатам рассмотрения представленных документов через Многофункциональный центр специалист Комитета, ответственный за подготовку ответа по результатам рассмотрения представленных заявителем документов, направляет необходимые документы в Многофункциональный центр для их последующей передачи заявителю:
в электронном виде – в течение одного рабочего дня со дня их регистрации в Комитете;
на бумажном носителе – в течение двух дней со дня их регистрации в Комитете.
Сотрудник Многофункционального центра, ответственный за выдачу документов, полученных из Комитета по результатам рассмотрения представленных заявителем документов, в день их получения из Комитета сообщает заявителю о принятом решении по телефону (с записью даты и времени телефонного звонка), а также о возможности получения документов в Многофункциональном центре.
Контроль за соблюдением сотрудниками Многофункционального центра последовательности действий, определенных пунктами 2.14.2.3. – 2.14.2.4. Регламента, осуществляется руководителем соответствующего структурного подразделения Многофункционального центра, в подчинении которого находятся указанные сотрудники.
Контроль за соблюдением положений настоящего Регламента в части, касающейся участия в предоставлении государственный услуги Многофункционального центра, осуществляется исполнительным органом государственной власти, в ведении которого находится Многофункциональный центр.
2.14.3. Особенности предоставления государственной услуги в электронном виде:
Обращения и документы, предусмотренные пунктом 2.6. Регламента могут представляться в Комитет в форме электронных документов по сети Интернет, заверенных ЭЦП уполномоченного лица заявителя, в соответствии с требованиями, установленными Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи».
Электронные адреса для представления в Комитет электронных сообщений: shesternina.@karchiv.gov.spb.ru; vorobyeva.@karchiv.gov.spb.ru.
При представлении обращения заявителя и прилагаемых документов в электронном виде Комитет вправе запрашивать необходимые документы в организациях в электронном виде с использованием ЭЦП после организации электронного документооборота между Комитетом и организациями.
Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
3.1 Прием письменных обращений, поступающих в Комитет, в том числе посредством Многофункционального центра, от организаций, граждан, госархивов и ЛОСД, их регистрация и передача на рассмотрение:
а) о проведении работы по упорядочению документов, приеме документов и фондов личного происхождения в госархивы;
б) о рассмотрении (разработке) положений об экспертных комиссиях, номенклатур (примерных номенклатур) дел, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
в) иным вопросам экспертизы ценности документов.
3.2. Организация работы по исполнению поступивших обращений организаций (граждан); госархивов и ЛОСД.
3.3 Принятие решений об утверждении (согласовании) рассмотренных (подготовленных) документов; по иным вопросам экспертизы ценности документов.
3.4. Составление и оформление протокола заседания ЦЭПМК Комитета и документов, представленных на ее рассмотрение, рассылка документов в организации, госархивы, Многофункциональный центр.
3.1. Прием письменных обращений, поступающих в Комитет, в том числе посредством Многофункционального центра, от организаций, граждан, госархивов и ЛОСД, их регистрация и передача на рассмотрение
3.1.1. Основанием для начала выполнения административного действия являются обращения получателей государственной услуги, поступившие в Комитет.
3.1.2. Обращения, поступившие в Комитет до 16 часов, регистрируются и передаются на исполнение в отдел комплектования Комитета в день поступления; обращения, поступившие после 16 часов, могут быть зарегистрированы и переданы на исполнение в отдел комплектования на следующий день. Регистрация и направление обращений в отдел комплектования осуществляются в соответствии с Регламентом и Инструкцией по делопроизводству Комитета.
3.1.3. В случае подачи документов в Комитет посредством Многофункционального центра осуществляются административные процедуры, установленные пунктами 2.14.2.3. – 2.14.2.4. Регламента.
3.1.4. Должностным лицом, ответственным за прием и регистрацию обращений, поступивших в Комитет, является специалист отдела организационной работы, государственной службы и кадров (далее -специалист канцелярии Комитета).
3.1.5. Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 рабочий день.
3.1.6. Критерии принятия решения при выполнении административного действия определяются обеспечением соответствия (несоответствия) порядка приема и регистрации поступивших обращений требованиям Регламента и Инструкции по делопроизводству Комитета.
3.1.7. Способом фиксации результата выполнения административного действия является проставление на обращении регистрационного штампа Комитета с указанием даты и входящего номера специалистом канцелярии Комитета, ответственным за прием обращения.
3.1.8. Контроль за выполнением административного действия по приему обращений, поступивших в Комитет, их регистрации и передачи на рассмотрение в установленном порядке осуществляет начальник отдела организационной работы, государственной службы и кадров Комитета.
3.1.9. Результатом административного действия являются принятые, зарегистрированные и направленные в установленном порядке на рассмотрение в отдел комплектования Комитета обращения и прилагаемые к ним проекты документов (при их наличии).
3. 2. Организация работы по исполнению поступивших обращений организаций (граждан); госархивов и ЛОСД
3.2.1. Основанием для начала выполнения административного действия по исполнению поступивших обращений и прилагаемых к ним проектов документов (далее – проектов документов) является факт завершения приема, регистрации и передачи проектов документов в отдел комплектования Комитета.
3.2.2. Должностными лицами, ответственными за рассмотрение представленных проектов документов, подготовку заключений об их утверждении (согласовании) и представление их на рассмотрение ЦЭПМК Комитета, являются специалисты отдела комплектования Комитета.
3.2.3. Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 месяц.
Проекты документов рассматриваются специалистами в течение указанного срока и направляются секретарю ЦЭПМК Комитета для представления на ближайшее заседание комиссии при отсутствии замечаний (их устранении в срок не позднее, чем за четыре дня до проведения заседания комиссии); при наличии замечаний проекты документов возвращаются на доработку до полного их устранения и выносятся на рассмотрение следующего заседания ЦЭПМК.
3.2.4. Критерии принятия решения при выполнении административного действия определяются обеспечением соответствия (несоответствия) проектов документов установленным нормативным требованиям к их составлению, оформлению и представлению на рассмотрение ЦЭПМК Комитета.
3.2.5. Способом фиксации результата административного действия является включение вопросов о рассмотрении представленных проектов документов в повестку дня заседания ЦЭПМК Комитета.
3.2.6. Контроль за выполнением административного действия по исполнению поступивших проектов документов в установленном порядке осуществляет начальник отдела комплектования Комитета, при согласовании вопроса о представлении подготовленных проектов документов на заседание ЦЭПМК Комитета – председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета.
3.2.7. Результатом административного действия являются отработанные проекты документов и заключения на них специалистов отдела комплектования, представленные на рассмотрение ЦЭПМК Комитета в установленном порядке.
3.3. Принятие решений об утверждении (согласовании) рассмотренных (подготовленных) документов; решений по иным вопросам экспертизы ценности документов
3.3.1. Основанием для начала выполнения административного действия является факт представления рассмотренных (подготовленных) документов и заключений на них (далее – проектов документов) на заседание ЦЭПМК Комитета.
3.3.2. Решения об утверждении (согласовании) проектов документов; решения по иным вопросам экспертизы ценности документов (далее – решения) принимаются на заседаниях ЦЭПМК Комитета в соответствии с Регламентом работы комиссии простым большинством голосов, при их разделении решение принимается руководством Комитета.
3.3.3 Должностными лицами, ответственными за принятие решений, являются специалисты отдела комплектования, начальник отдела комплектования Комитета, при подписании решений – председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета, секретарь ЦЭПМК Комитета, специалист отдела комплектования.
3.3.4. Максимальный срок выполнения административного действия 1 рабочий день.
3.3.5. Критерии принятия решений определяются обеспечением соответствия (несоответствия) проведенной процедуры порядку обсуждения и принятия решений, установленному Регламентом работы ЦЭПМК Комитета.
3.3.6. Способом фиксации результата выполнения административного действия является проставление соответствующего штампа ЦЭПМК Комитета об утверждении (согласовании) проекта документа; принятие иных решений по вопросам экспертизы ценности документов.
3.3.7. Контроль за выполнением административного действия в установленном порядке осуществляет председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета.
3.3.8. Результатом административного действия являются -
3.3.8.1. Утвержденные в установленном порядке:
описи дел постоянного хранения (или их годовые разделы) и заключения на них;
3.3.8.2. Согласованные в установленном порядке:
описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (или их годовые разделы);
заключения на прием в госархивы документов или фондов личного происхождения;
акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (при установлении фактов утраты документов и завершении их розыска), и заключения на них;
акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, и заключения на них;
положения об экспертных комиссиях организаций и заключения на них;
номенклатуры (примерные номенклатуры) дел организаций и заключения на них;
3.3.8.3. Решения ЦЭПМК Комитета об утверждении документов, перечисленных в пункте 3.3.8.1. настоящего Регламента;
3.3.8.4. Решения ЦЭПМК Комитета о согласовании документов, перечисленных в пункте 3.3.8.2. настоящего Регламента.
3.3.8.5. Иные решения ЦЭПМК Комитета по вопросам экспертизы ценности документов.
3.4. Составление и оформление протокола заседания ЦЭПМК Комитета и документов, представленных на ее рассмотрение, рассылка документов в организации, госархивы, Многофункциональный центр
3.4.1. Основанием для начала выполнения административного действия являются завершение заседания ЦЭПМК Комитета, принятие решений об утверждении (согласовании) документов; по иным вопросам экспертизы ценности документов.
3.4.2. Секретарь ЦЭПМК Комитета после окончания заседания комиссии составляет протокол проведения заседания, оформляет представленные на рассмотрение комиссии документы в соответствии с Регламентом работы ЦЭПМК Комитета, проверяет устранение замечаний к документам, которые должны были быть устранены. Срок составления и оформления протокола заседания ЦЭПМК Комитета и представленных на ее рассмотрение документов составляет 30 рабочих дней.
По одному экземпляру всех документов, по которым были приняты решения об утверждении (согласовании), решений по иным вопросам экспертизы ценности документов оставляются и оформляются как приложения к протоколу заседания ЦЭПМК Комитета.
3.4.3. Составленный в установленном порядке протокол, приложения к нему передаются председателю ЦЭПМК, заместителю председателя Комитета на ознакомление и подписание; далее подписанный протокол передается секретарем комиссии на утверждение председателю Комитета.
3.4.4. Подписанный и утвержденный в установленном порядке протокол и приложения к нему подлежат дальнейшему хранению в отделе комплектования Комитета до передачи их на последующее хранение в архив Комитета в сроки, установленные Инструкцией по делопроизводству Комитета.
3.4.5 Экземпляры утвержденных и согласованных документов, подлежащих передаче в организации и госархивы, решений по иным вопросам экспертизы ценности документов направляются секретарем ЦЭПМК Комитета в их адрес в сроки, установленные Регламентом работы комиссии после завершения работы по их оформлению.
3.4.6. При обращении организаций (граждан) в Комитет посредством Многофункционального центра и при наличии указания на получение ответа по результатам рассмотрения представленных документов через Многофункциональный центр осуществляется административное действие в соответствии с пунктом 2.14.2.4. настоящего Регламента.
3.4.7. Отклоненные в соответствии с решениями ЦЭПМК Комитета проекты документов возвращаются исполнителям для устранения высказанных замечаний в сроки и порядке, установленные комиссией, Регламентом работы ЦЭПМК.
3.4.8. Должностным лицом, ответственным за составление протокола заседания ЦЭПМК Комитета, оформление документов, представленных на рассмотрение комиссии; рассылку документов в организации и госархивы; хранение документов, является секретарь ЦЭПМК, специалист отдела комплектования Комитета.
3.4.9. Максимальный срок выполнения административного действия составляет 1 месяц в соответствии с Регламентом работы ЦЭПМК Комитета.
3.4.10. Критерии принятия решения при составлении, оформлении протокола заседания ЦЭПМК Комитета, документов, представленных на рассмотрение комиссии, рассылке документов в организации, госархивы, определяются обеспечением соответствия (несоответствия) этих действий установленным нормативным требованиям к составлению и оформлению документов; положениям Инструкции по делопроизводству Комитета.
3.4.11. Способом фиксации результата выполнения административного действия является составление протокола заседания ЦЭПМК Комитета и оформление приложений к нему.
3.4.12. Контроль за составлением, оформлением протокола заседания ЦЭПМК Комитета и документов, представленных на рассмотрение комиссии, рассылкой документов в организации, госархивы, осуществляют начальник отдела комплектования Комитета, на стадии подписания документов – председатель ЦЭПМК, заместитель председателя Комитета, утверждения протокола ЦЭПМК Комитета – председатель Комитета.
3.4.13. Результатом административного действия являются подготовленные, оформленные, подписанные, утвержденные (согласованные) в установленном порядке:
протокол заседания ЦЭПМК Комитета и приложения к нему;
направленные в организации и госархивы экземпляры утвержденных (согласованных) документов.
Принятие решений ЦЭПМК Комитета об утверждении (согласовании) представленных на их рассмотрение документов является основанием для утверждения их руководителями организаций и госархивов.
Раздел 4. Формы контроля за исполнением административного регламента
Контроль за соблюдением и исполнением положений Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, осуществляют председатель Комитета, заместитель председателя Комитета в соответствии с распределением обязанностей в следующих формах:
текущий мониторинг предоставления государственной услуги;
прием, рассмотрение, оперативное реагирование на обращения (жалобы) заявителей по вопросам, связанным с предоставлением государственной услуги.
Раздел 5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Комитета, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих
5.1. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) должностных лиц и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги.
Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключает возможность обжалования действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, в судебном порядке. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не является для заявителей обязательным.
5.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются:
5.2.1. Незаконные, необоснованные действия должностных лиц (истребование документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами, нарушение сроков рассмотрения обращения и предоставления государственной услуги);
5.2.2. Бездействие должностных лиц (оставление обращения о предоставлении государственной услуги без рассмотрения);
5.2.3. Решения должностных лиц об отказе в приеме и рассмотрении документов, об отказе в предоставлении государственной услуги;
5.2.4. Решения должностных лиц о приостановлении и (или) прекращении предоставления государственной услуги.
5.3. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является обращение заявителя. Обращение может быть подано в устной или письменной форме. Письменное обращение может быть подано в ходе личного приема в соответствии с графиком личного приема должностных лиц Комитета либо направлено по почте.
5.4. Обращения, поступившие в Комитет, подлежат рассмотрению в порядке, установленном положениями действующего законодательства Российской Федерации.
5.5. В письменном обращении указываются:
наименование государственного органа, в который направляется письменное обращение;
наименование организации (фамилия, имя, отчество (при наличии) гражданина), от которой (которого) поступило обращение;
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
изложение сути обращения и основания, по которым заявитель считает решение или действия (бездействие) должностного лица по соответствующему вопросу неправильным;
должность (личная подпись заявителя), дата.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы или их копии.
5.6. Порядок рассмотрения отдельных обращений:
5.6.1. В случае, если в обращении не указаны наименование организации (фамилия гражданина), обратившейся (обратившегося) с обращением, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
5.6.2. В случае, если в обращении содержится вопрос, на который организации (гражданину) неоднократно давались письменные ответы по существу вопроса и новые доводы или обстоятельства по данному вопросу не приводятся, председатель Комитета, заместитель председателя Комитета либо уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Комитет или одному и тому же должностному лицу Комитета. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
5.6.3. При получении обращения, в котором содержатся нецензурные или оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, Комитет или должностное лицо вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить организации (гражданину), направившей (направившему) обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
5.6.4. В случае, если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, оно не подлежит направлению на рассмотрение в Комитете в соответствии с его компетенцией; об этом течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается организации (гражданину), если адрес организации (фамилия и адрес), гражданина поддаются прочтению.
5.6.5. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
5.6.6. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в Комитет.
5.6.7. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
5.7. Заявитель имеет право на получение в Комитете информации и документов, необходимых для обжалования действий (бездействия) должностных лиц, а также принимаемого ими решения при предоставлении государственной услуги.
При этом документы, ранее поданные заявителем в Комитет, выдаются по его просьбе в виде выписок или копий.
5.8. Обращение на действия (бездействие) должностных лиц Комитета в порядке досудебного (внесудебного) обжалования подается председателю Комитета. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения обращения, или решение не было принято, жалоба может быть подана Губернатору Санкт-Петербурга, в Правительство Санкт-Петербурга, вице-губернатору, координирующему и контролирующему деятельность Комитета.
5.9. Письменное обращение должно быть рассмотрено в течение 30 дней со дня регистрации.
В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, при этом необходимо уведомить о продлении срока рассмотрения обращения заявителя.
5.10. Личный прием граждан и представителей организаций, обращающихся в Комитет, проводится руководителями и уполномоченными должностными лицами в соответствии с Регламентом и Инструкцией по делопроизводству Комитета. Жалобы, поданные в устной форме, рассматриваются по общему правилу в ходе личного приема.
Информация о местах приема заявителей и времени его осуществления доводится до сведения организаций (граждан) по справочным телефонам, указанным в пункте 1.3. Регламента, а также посредством размещения информации на официальном сайте Правительства Санкт-Петербурга и на информационных стендах, расположенных в местах приема граждан.
5.11. По результатам рассмотрения обращения председатель Комитета, заместитель председателя Комитета принимают решения об удовлетворении или об отказе в удовлетворении требований, изложенных в обращении. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
В случае признания жалобы необоснованной заявителю направляется мотивированный отказ в удовлетворении жалобы.
5.12. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.
5.13. О нарушении должностным лицом Комитета положений Регламента при предоставлении государственной услуги заявитель сообщает по телефонам и адресам электронной почты Комитета, приведенным в пункте 1.3. Регламента.
Версия для печати
