УТВЕРЖДЕН
распоряжением
Архивного комитета
Санкт-Петербурга
от 24.11.2009 № 19
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ОСУЩЕСТВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ
«Работа по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Комитета»
1. Общие положения
1.1. Административный регламент по осуществлению государственной функции (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества осуществления го-сударственной функции и определяет сроки и последовательность действий (администра-тивных процедур) структурных подразделений Архивного комитета Санкт-Петербурга (да-лее – Комитет), осуществляющих полномочия в области комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Комитета.
1.2. Исполнение государственной функции по комплектованию, хранению, учету и ис-пользованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Комитета, осу-ществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федера-ции, 2009, № 4);
Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004
№ 125-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43);
Законом Санкт-Петербурга «Об архивном деле в Санкт-Петербурге» от 28.01.2009№ 23-16 (Информационный бюллетень Администрации Санкт-Петербурга, 2009, № 8);
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования до-кументов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в госу-дарственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федераль-ных органов исполнительной власти 2007, № 20).
Приказом Государственной архивной службы России (Росархив) «Об утверждении Рег-ламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации» от 11.03.1997 № 11 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.07.1997, регистрационный № 1344, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти 1997, №17).
1.3. Государственную функцию реализует Комитет.
1.4. Государственная функция осуществляется при наличии следующих нормативных документов, регламентирующих организацию комплектования, хранения, учета и использо-вания архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Комитета:
положение об архиве Комитета;
положение об экспертной комиссии (далее - ЭК) Комитета;
номенклатуры дел Комитета;
инструкции по делопроизводству Комитета;
1.5. Конечным результатом осуществления государственной функции является:
представление описи дел постоянного срока хранения на утверждение и описи дел по личному составу на согласование Центральной экспертно-проверочной методической комис-сии (далее - ЦЭПМК) Комитета;
представление Паспорта архива организации на 1 декабря ____г. в Санкт-Петербургское государственное учреждение "Центральный государственный архив Санкт-Петербурга" (далее – ЦГА СПб);
передача дел на хранение в архив Комитета;
подготовка документов временного срока хранения к уничтожению в соответствии с установленными правилами;
выдача документов во временное пользование работникам Комитета;
передача дел постоянного срока хранения на государственное хранение в ЦГА СПб.
2. Требования к порядку осуществления государственной функции
2.1. Порядок информирования об исполнении государственной функции
2.1.1. Об исполнении государственной функции информируются структурные подраз-деления Комитета.
2.1.2. Информация о процедуре исполнения государственной функции предоставляется в форме приказа.
Приказом утверждается график приема-передачи документов, в котором указаны сроки передачи документов, образующихся в деятельности структурных подразделений, в архив Комитета.
2.2. Сроки исполнения государственной функции
2.2.1. Прием документов в архив Комитета (комплектование) от структурных подраз-делений осуществляется один раз в два года.
2.2.2. Составление описей дел постоянного срока хранения и дел по личному составу (организация хранения и учет) и представление их на утверждение (согласование) ЦЭПМК Комитета осуществляется в течение одного месяца.
2.2.3. Выдача документов во временное пользование (использование документов) осуществляется в течение дня, в который поступил запрос.
2.2.4. Подготовка документов временного срока хранения к уничтожению проводится в течение одного месяца после утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, председателем Комитета.
2.2.5. Представление Паспорта архива организации на 1 декабря _____ г. в ЦГА СПб осуществляется раз в три года.
2.2.6. Передача дел постоянного срока хранения на государственное хранение в ЦГА СПб осуществляется раз в 10 лет.
2.3. Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции
2.3.1 Оснований для отказа в исполнении государственной функции не имеется.
3. Административные процедуры
3.1. Описание последовательности действий при исполнении государственной функции
3.1.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие администра-тивные процедуры:
издание приказа о передаче документов в архив Комитета с приложением графика
приема-передачи дел;
прием дел и документов в архив Комитета от структурных подразделений;
формирование, оформление дел;
составление описей дел;
согласование описей дел ЭК Комитета;
утверждение (согласование) описей дел ЦЭПМК Комитета;
утверждение описей дел председателем Комитета;
переплет дел;
оформление обложки дел;
размещение дел в архиве Комитета;
выдача дел во временное пользование;
составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, согласование его ЭК Комитета и утверждение председателем Комитета;
подготовка дел к уничтожению;
передача дел постоянного срока хранения на государственное хранение в ЦГА СПб.
3.1.2. Ответственным за выполнение административных процедур является в соответст-вии с должностным регламентом главный специалист отдела комплектования, ведомствен-ных архивов и делопроизводства, на которого в соответствии с положением об отделе воз-ложены полномочия по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных доку-ментов, образовавшихся в процессе деятельности Комитета (далее – отдел комплектования).
3.1.3. Издание приказа о передаче дел в архив Комитета с приложением графика прие-ма-передачи дел
Приказ является основанием для приема документов и дел, образующихся в структур-ных подразделениях Комитета, в архив Комитета.
3.1.3.1. Подготовку проекта приказа о приеме документов в архив Комитета и согласо-вание со структурными подразделениями графика приема – передачи дел осуществляет от-дел комплектования.
3.1.3.2. Срок выполнения административной процедуры - 14 дней.
3.1.4. Прием дел и документов в архив Комитета от структурных подразделений
3.1.4.1. Структурные подразделения осуществляют в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной председателем Комитета, отбор дел и документов постоянного срока хранения для передачи в архив Комитета, составляют сдаточные описи дел, подлежащих ар-хивному хранению.
Дела и документы временного срока хранения (до 10 лет) остаются в структурных под-разделениях.
Дела и документы долговременного срока хранения (документы по личному составу ) остаются на хранении в отделе по вопросам государственной службы и кадров.
3.1.4.2. Отдел комплектования осуществляет прием в архив Комитета дел от структур-ных подразделений Комитета в соответствии со сдаточными описями дел и документов.
3.1.4.3. Срок выполнения данной процедуры устанавливается графиком приема-передачи дел.
3.1.5. Формирование, оформление дел
3.1.5.1. Формирование дел - группировка исполненных дел и документов в дела в соот-ветствии с номенклатурой дел.
Формированию и оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и по лично-му составу.
3.1.5.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требова-ния:
документы постоянного и временного сроков хранения формируют в отдельные дела;
в дело включается один экземпляр каждого документа;
в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, личные дела, документы выборных органов и их постоянных комиссий);
внутри документы расположены в хронологическом порядке;
распорядительные документы группируются по видам с относящимися к ним приложе-ниями;
утвержденные планы, отчеты, сметы, группируются отдельно от их проектов;
предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Комитета и документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
переписка группируется, как правило, за календарный год, систематизируется в хроно-логической последовательности, документ- ответ помещается за документом – запросом.
3.1.5.3. Формирование дел осуществляет то структурное подразделение Комитета, в деятельности которого образуются дела и документы постоянного срока хранения и по лич-ному составу, в соответствии с номенклатурой дел Комитета.
3.1.5.4. Оформление дел предусматривает:
переплет дел;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя дела;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов в деле;
оформление обложки дела.
Переплет и оформление обложки дел осуществляется после утверждения и согласова-ние описей дел ЦЭПМК Комитета.
3.1.5.5.Оформление дел постоянного срока хранения осуществляет отдел комплектова-ния.
Оформление дел по личному составу, относящихся к делам долговременного срока хранения, осуществляет отдел по вопросам государственной службы и кадров.
3.1.5.6. Дела временного срока хранения, находящиеся в структурных подразделениях, подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
3.1.5.7. Срок выполнения административной процедуры - 3 месяца.
3.1.6. Составление описей дел
3.1.6.1. Опись дел – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава, содержания дел и их учета.
Опись дел состоит из описательных статей, которые включают в себя: порядковый но-мер дела, индекс дела по номенклатуре дел Комитета, заголовок дела, даты дела, количество листов в деле.
3.1.6.2.В опись включаются заголовки сформированных и оформленных в соответствии с установленными правилами дел.
3.1.6.3. В Комитете составляются описи дел постоянного срока хранения и описи дел по личному составу.
Опись дел постоянного срока хранения составляет отдел комплектования, опись дел по личному составу – отдел по вопросам государственной службы и кадров
3.1.6.4. Срок выполнения административной процедуры - 5 дней
3.1.7. Согласование описей дел ЭК Комитета
3.1.7.1. Описи дел постоянного срока хранения и по личному составу представляются на согласование ЭК Комитета.
3.1.7.2. Описи дел постоянного срока хранения представляет отдел комплектования, описи дел по личному составу - отдел по вопросам государственной службы и кадров.
3.1.8. Утверждение (согласование) описей дел ЦЭПМК Комитета
3.1.8.1. Описи дел постоянного срока хранения после согласования ЭК Комитета пред-ставляются на утверждение ЦЭПМК Комитета.
3.1.8.2. Описи дел по личному составу после согласования ЭК Комитета представляют-ся на согласование ЦЭПМК Комитета.
3.1.8.3. Описи дел на ЦЭПМК Комитета представляет секретарь ЭК Комитета.
3.1.9. Утверждение описей председателем Комитета
3.1.9.1. Описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, прошедшие про-цедуру утверждения (согласования) ЦЭПМК Комитета, представляются на утверждение председателю Комитета.
3.1.9.2. Описи дел на утверждение председателя Комитета представляет секретарь ЦЭПМК Комитета.
3.1.9.3. Описи дел постоянного срока хранения после их утверждения председателем Комитета передаются в отдел комплектования, описи дел по личному составу – в отдел по вопросам государственной службы и кадров.
3.1.9.4. Срок выполнения административной процедуры – 10 дней.
3.1.10. Переплет дел
3.1.10.1. Переплет дел, включенных в описи дел постоянного срока хранения и по лич-ному составу, осуществляется после утверждения (согласования) описей дел ЦЭПМК Ко-митета.
3.1.10.2. Переплет дел выполняет Санкт-Петербургское государственное учреждение «Лаборатория обеспечения сохранности документов государственных архивных учреждений Санкт-Петербурга».
3.1.10.3. Передачу дел постоянного срока хранения в переплет осуществляет отдел ком-плектования, дел по личному составу - отдел по вопросам государственной службы и кадров.
3.1.10.4. Срок выполнения административной процедуры – 20 дней.
3.1.11. Оформление обложки дела
3.1.11.1. После переплета дел осуществляется оформление их обложек.
3.1.11.2. На обложке дела указывается:
наименование Комитета;
архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела);
заголовок дела;
крайние даты дела;
количество листов в деле.
3.1.11.3. Оформление обложек дел постоянного срока хранения осуществляет отдел комплектования, дел по личному составу - отдел по вопросам государственной службы и кадров.
3.1.11.4. Срок выполнения административной процедуры – 5 дней.
3.1.12. Размещение дел в архиве Комитета
3.1.12.1. Дела постоянного срока хранения после их полного оформления размещаются в архиве Комитета, дела по личному составу остаются на хранении в отделе по вопросам государственной службы и кадров.
3.1.12.2.Срок выполнения административной процедуры -1 день.
3.1.13. Выдача дел во временное пользование
3.1.13.1. Дела выдаются во временное пользование для использования их работниками Комитета.
Запрос поступает в устной форме.
3.1.13.2 Выдача дел регистрируется в книге выдачи дел во временное пользование.
При выдаче дел производится запись в книге регистрации выдачи дел во временное пользование с указанием номера дела, его заголовка, даты выдачи дела и подписи работника, получившего дело.
3.1.13.3. Срок выполнения административной процедуры - 15 минут.
3.1.13.4. Дело выдается на срок, не превышающий один месяц.
При возвращении дела ответственный за выполнение административных процедур про-веряет в присутствии лица, возвращающего дело, состояние дела, ставит в книге регистра-ции выдачи дел во временное пользование свою подпись, подтверждающую возврат дела.
3.1.13.5. Срок выполнения административной процедуры- 15 минут.
3.1.13.6. При обнаружении недостачи дел, отдельных листов в них, а также поврежде-ний дел ответственный за выполнение административных процедур составляет акт. Акт представляется председателю Комитета для привлечения виновных к ответственности.
3.1.13.7. Срок выполнения административной процедуры - 30 минут.
3.1.14 Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, его согласование ЭК Комитета и утверждение председателем Комитета
Отбор документов на уничтожение и составление на них акта о выделении к уничтоже-нию документов, не подлежащих хранению, производится после утверждения (согласования) описей дел постоянного срока хранения и по личному составу за тот период, за который со-ставляется акт.
3.1.14.1. Отбор документов на уничтожение производится структурными подразделе-ниями, в которых в соответствии с номенклатурой дел откладываются документы и дела временного срока хранения.
3.1.14.2. Срок выполнения административной процедуры – 2 недели.
3.1.14.3. Отобранные к уничтожению дела включаются в акт о выделении к уничтоже-нию документов, не подлежащих хранению.
Акты составляют структурные подразделения.
3.1.14.4. Срок выполнения административной процедуры – 1 день.
3.1.14.5. Акты представляются на согласование ЭК Комитета.
3.1.14.6. После согласования ЭК Комитета акты представляются на утверждение пред-седателю Комитета.
3.1.14.7. Акты на утверждение председателю Комитета представляет секретарь ЭК Ко-митета.
3.1.14.8. Срок выполнения административной процедуры – 5 дней.
3.1.15. Подготовка дел к уничтожению
3.1.15.1. После утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подле-жащих хранению, дела и документы готовятся к уничтожению:
изымается металл;
дела формируются в связки;
связки дел передаются в специальное хранилище Санкт-Петербургского государствен-ного учреждения «Центральный государственный архив историко-политических докумен-тов» (далее ЦГАИПД СПб).
3.1.15.2. Подготовку дел к уничтожению осуществляют структурные подразделения, в деятельности которых образуются документы временного срока хранения.
3.1.15.3. Срок административной процедуры – 1 месяц.
3.1.15.4. ЦГАИПД СПб передает подготовленные к уничтожению документы в специа-лизированное учреждение по утилизации макулатуры.
3.1.15.5. ЦГАИПД СПб информирует Комитет о завершении работы по утилизации до-кументов.
3.1.16. Передача дел постоянного срока хранения на государственное хранение в ЦГА СПб
3.1.16.1. Дела постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности Комитета, по истечении их временного хранения в архиве Комитета передаются на государственное хра-нение в ЦГА СПб.
3.1.16.2. Дела передаются в ЦГА СПб в соответствии с утвержденными описями дел.
Передачу дел осуществляет отдел комплектования.
3.1.16.3. Прием дел оформляется актом приема-передачи дел на хранение, составляе-мым в двух экземплярах.
Акт подписывается председателем Комитета и директором ЦГА СПб. Один экземпляр акта остается в ЦГА СПб, другой передается в Комитет.
3.1.16.4. Срок выполнения административной процедуры – 2 дня.
3.1.17. Контроль за исполнением административных процедур, которые выполняют структурные подразделения Комитета, осуществляет отдел комплектования.
3.2. Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц и решений, принятых в ходе исполнения государственной функции.
3.2.1. ЦГА СПб, работники Комитета могут обратиться с жалобой на действия (бездей-ствия) должностных лиц и решений, принятых в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента письменно к председателю Коми-тета.
3.2.2. В письменной жалобе указываются:
наименование органа, в который направляется жалоба;
наименование учреждения или структурного подразделения, от которого поступила жа-лоба;
суть жалобы, т. е. требования подающего жалобу, и основания, по которым заявитель считает решение или действие должностного лица по соответствующему вопросу непра-вильным;
должность, подпись заявителя, дата.
3.2.3.Председатель Комитета по результатам рассмотрения жалобы вправе:
оставить жалобу без удовлетворения;
отменить решение должностного лица и назначить дополнительную проверку по делу;
изменить решение должностного лица или вынести новое решение.
Версия для печати
